Synthèse de base des workflows

À propos des workflows

Les workflows vous permettent de déclencher des tâches en fonction de divers événements. Par exemple, la création d’un ticket lorsque quelqu’un refuse votre répertoire XM, l’envoi d’un e-mail de suivi à un client après un faible score de satisfaction. Pour l’événement d’incitation et la tâche qui en résulte, vous disposez de nombreuses options, dont la plupart se trouvent dans la plateforme Qualtrics et certaines sont extérieures.

Vous pouvez créer des workflows à deux endroits différents : dans l’onglet Workflows d’un projet ou sur la page des workflows autonomes. L’onglet Workflows est disponible dans les types de projets Enquête, Engagement, Cycle de vie, Recherche ad hoc sur les employés et 360. À moins que l’événement déclencheur de votre workflow ne se rapporte directement à une enquête, nous vous recommandons de créer un workflow autonome.

Différences entre workflows d’un projet et Workflows autonomes

Vous pouvez créer des workflows à plusieurs endroits dans Qualtrics. Les workflows fonctionnent de la même manière quel que soit l’endroit où ils sont créés. Cette section explique comment accéder aux différents domaines de produit dans lesquels vous pouvez créer un workflow.

• Onglet Workflows dans un projet : la plupart des projets vous permettent d’y ajouter des workflows. Pour créer un workflow, accédez à l’onglet Workflows du projet. Les workflows créés dans un projet sont accessibles uniquement via le projet.
  
• La page Workflows autonomes : Vous pouvez créer un workflow qui n’est pas connecté à un projet en accédant à la page Workflows autonomes.
  
  Une fois là, cliquez sur le bouton Créer un flux d’opérations pour commencer.
  
  Astuce Qualtrics : si vous créez un flux de travail déclenché par une réponse à l’enquête dans la page Workflows autonomes, vous serez invité à déplacer le flux de travaux dans votre projet d’enquête.

Création de workflows

Cette section explique comment créer un workflow dans une enquête et ce que signifient les différents composants (événements, conditions et tâches). Bien que les fonctionnalités soient similaires, l’aspect et la convivialité de la création du workflow peuvent différer sur la page des workflows autonomes.

1. Accédez à l’onglet Workflow dans votre projet.
   
2. Assurez-vous d’être dans la section Vos workflows.
3. Cliquez sur Créer un workflow pour créer un workflow à partir de zéro ou utiliser un modèle prédéfini. Vous pouvez également cliquer sur la flèche en regard du bouton et sélectionner Lancé par un événement ou Lancé à une heure spécifique pour lancer la création d’un workflow à partir de zéro.
4. Si vous créez un workflow à partir de zéro, déterminez si le workflow doit être planifié ou basé sur des événements. Pour une comparaison complète de ces options, voir Planifié vs. Workflows basés sur des événements.
   
   • Planifié : Définissez une planification pour le workflow à exécuter plusieurs fois, par exemple une tâche de ticket en cours de création tous les lundis ou une enquête qui doit être envoyée le premier de chaque mois.
   • Basé sur un événement : Lier un flux de travail à un événement spécifique, tel qu’une réponse à l’enquête collectée, un ticket en cours de réaffectation ou quelque chose qui se produit dans Salesforce.
5. Vous pouvez également sélectionner un workflow prédéfini dans la section Modèles. Pour plus d’informations, voir Modèles de workflows.
6. Cliquez sur Commencer.
7. Nommez votre workflow en cliquant sur le nom du workflow en haut et en saisissant un nouveau nom.
   
8. Sélectionnez l’événement qui déclenchera votre workflow ou définissez la planification à laquelle vous souhaitez que le workflow s’exécute.
9. Si vous le souhaitez, ajoutez des conditions à votre workflow. Il s’agit des règles qu’un événement doit suivre avant que le workflow ne s’exécute réellement et peut ajouter la spécificité nécessaire. Pour plus d’informations, voir Création de conditions.
   Astuce Qualtrics : il n’est pas nécessaire d’ajouter des conditions à chaque workflow. S’il n’existe aucune condition, les tâches de workflow sont déclenchées dès que l’événement a lieu. Par exemple, si votre événement est la création d’une réponse à l’enquête, le workflow se déclenche chaque fois qu’une réponse à l’enquête est soumise.
10. Ajoutez une tâche. C’est ce que nous voulons faire suite à l’événement qui remplit les conditions, comme l’envoi d’un e-mail, la création d’un ticket ou l’envoi d’un message Slack. Voir Définition de tâches pour plus d’exemples.
11. Assurez-vous que votre workflow est activé.

Événements vs. Conditions vs. Tâches

Lorsque vous créez un workflow, vous indiquez l’événement qui doit le déclencher, les conditions plus spécifiques dans lesquelles ce workflow se produit (si nécessaire), puis vous définissez la tâche qui est exécutée comme résultat.

Par exemple, je souhaite envoyer un e-mail aux responsables chaque fois qu’un client signale un CSAT faible. Je souhaite également créer un ticket lorsque cela se produit, afin que notre équipe de support puisse y répondre.

Nous collectons la CSAT dans une enquête, ce qui signifie que l’événement consiste à créer une réponse à l’enquête.

Nous ne nous soucions que s’il y a une CSAT faible, donc la condition est quelque chose comme, si la réponse à la question CSAT est inférieure ou égale à 3, ou si « fortement insatisfait » est sélectionné. (Cela peut différer en fonction des points de référence de votre organisation.)

Quelle tâche se produit suite à ce type de réponses à l’enquête ? Nous envoyons une tâche d’e-mail aux managers et utilisons une tâche de ticket pour créer un nouveau ticket pour un représentant du support.

Workflows planifiés vs. Workflows basés sur les événements

Les workflows peuvent être planifiés ou liés à un événement spécifique. Les workflows planifiés sont utiles lorsque vous souhaitez qu’une tâche se produise régulièrement. Les événements sont très utiles si vous souhaitez baser une tâche sur un événement spécifique dans Qualtrics, par exemple, l’envoi d’un e-mail ou la création d’un ticket en fonction de la manière dont un répondant a répondu à une enquête. Dans cet exemple, la soumission de l’enquête serait l’événement et l’e-mail ou le ticket serait la tâche exécutée.

Exemples de workflows planifiés

Exemples de workflows basés sur des événements

Workflows planifiés

Les workflows planifiés vous permettent de créer des workflows qui s’exécutent à un moment spécifique. Vous pouvez définir votre workflow pour qu’il s’exécute sur une base récurrente et vous pouvez choisir quand le workflow commence et se termine.

Pour créer un workflow planifié, sélectionnez Lancé à une heure spécifique (planifiée) lors de la création de votre workflow.

Sélectionnez ensuite la fréquence de planification souhaitée. Il peut s’agir d’une heure, d’une journée, d’une semaine, d’un mois, d’un trimestre ou d’une année.
L’étape suivante dépendra de la fréquence de votre workflow :

• Hebdomadaire et Mensuel : sélectionnez les jours d’exécution en cliquant sur la liste déroulante et en cochant les cases en regard de chaque jour.
  
  Astuce Qualtrics : si vous choisissez une date qui n’existe pas tous les mois (par exemple : 29, 30 ou 31), le flux de travaux n’aura pas lieu au cours de ces mois.
• Trimestriel : sélectionnez le mois du trimestre et le jour du mois d’exécution du workflow.
  Astuce Qualtrics : si vous souhaitez que le flux de travaux s’exécute le dernier jour du mois, assurez-vous de choisir Dernier jour.
• Annuel : sélectionnez le jour spécifique de l’année que le workflow doit exécuter.

Ensuite, saisissez ou cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner l’heure de début de votre workflow.

Si vous souhaitez que le flux de travail s’exécute plusieurs fois le même jour, cliquez sur Ajouter une heure de début.

Exemple : Supposons que vous souhaitiez exécuter votre workflow trois fois par jour. Définissez la fréquence sur Quotidienne et ajoutez les trois fois dans la journée que vous souhaitez que le workflow s’exécute. Ce workflow s’exécutera à 9 h, 12 h et 15 h chaque jour.

Sélectionnez ensuite le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez que le workflow s’exécute. Par défaut, le fuseau horaire du compte est sélectionné.

Sélectionnez ensuite la date à laquelle vous souhaitez que le workflow démarre et arrête son exécution. Par défaut, les workflows planifiés commenceront à s’exécuter immédiatement après avoir été activés et ne s’arrêteront qu’une fois désactivés. Cependant, vous pouvez sélectionner à la place une date de début et une date de fin pour votre workflow planifié.

1. Indiquez quand le flux de travail démarre :
   • Immédiatement une fois activé : le workflow s’exécute conformément à sa planification une fois qu’il est activé.
   • Le : le workflow commencera à s’exécuter à la date sélectionnée. Saisissez une date au format JJ/MM/AAAA ou sélectionnez une date dans le sélecteur de calendrier.
     
2. Sélectionnez la fin du workflow :
   • Jamais : le workflow s’exécutera jusqu’à ce qu’il soit désactivé.
   • Après : le workflow commencera à s’exécuter à la date sélectionnée. Saisissez une date au format JJ/MM/AAAA ou sélectionnez une date dans le sélecteur de calendrier.

Déclenchement manuel des workflows planifiés

Plutôt que d’attendre le déclenchement d’un workflow planifié, vous pouvez le déclencher en un seul clic. Dans l’éditeur de workflow, vous pouvez immédiatement déclencher un workflow pendant le processus de test.

1. Après avoir créé votre workflow planifié, assurez-vous qu’il est activé.
   
2. Cliquez sur le bouton Exécuter immédiatement pour tester le workflow planifié.

Workflows basés sur les événements

Les « événements » se produisent dans Qualtrics (ou à d’autres endroits) et déclenchent un flux de travaux. Pour créer un workflow basé sur un événement, cliquez sur Créer un workflow et sélectionnez Lancé à la réception d’un événement.

De nombreux événements peuvent être utilisés pour lancer un workflow. L’événement sélectionné déterminera les types de conditions qui peuvent être appliqués au workflow. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la fenêtre pour rechercher facilement les événements disponibles. Les événements à votre disposition dépendront de votre licence et de votre projet. Voir ci-dessous pour une explication complète de chaque type d’événement.

Événements disponibles partout

Les événements répertoriés ci-dessous peuvent être utilisés à la fois dans l’onglet Workflows de l’enquête et dans la page Workflows autonomes.

• Réponse à l’enquête : Déclenchez le flux de travail en fonction de la manière dont un répondant répond à votre enquête.
• Message sortant Salesforce : Déclenchez le flux de travail en fonction des messages sortants Salesforce.
  Astuce Qualtrics : cet événement n’est pas disponible pour les projets EX.
• Événement de ticket : Déclenchez le workflow en fonction des modifications des données du ticket.
  Astuce Qualtrics : cet événement n’est pas disponible pour les projets EX.
• Événement JSON : Déclenchez le workflow en fonction d’un appel d’API.
• Évènement ServiceNow: déclenchez le workflow sur la base d’un événement dans ServiceNow.
• Évènement Zendesk: déclenchez le workflow sur la base d’un événement dans Zendesk.
• Événement de connexion de santé: déclenchez le workflow en fonction d’un événement dans votre système de dossier médical électronique.
• Événement Twilio Segment : Commencez un flux de travail basé sur des événements de données dans le segment Twilio, mettez à jour les informations de contact dans le répertoire XM en fonction du segment Twilio ou ajoutez la transaction à un contact du répertoire XM en fonction des événements dans le segment Twilio.
• Événement Jira: déclenchez des workflows en fonction des modifications apportées aux problèmes Jira, telles que les mises à jour de statut.
• Événement XM Discover : Déclencher un workflow en fonction des alertes verbatim ou des alertes de scorecard envoyées dans XM Discover

Événements disponibles uniquement dans les workflows autonomes

Les événements suivants sont disponibles uniquement lors de la configuration d’un workflow basé sur les événements via la page Workflows autonomes.

• Événement de l’entonnoir du répertoire XM Directory: déclenchez le flux de travail en fonction des événements qui se produisent dans votre répertoire XM.
• Évènement de définition d’enquête: déclenchez le workflow en fonction de la modification du statut d’un projet.
  Astuce Qualtrics : l’événement de définition d’enquête ne peut pas être utilisé pour les types de projets EX.
• Événement d’anomalie iQ: déclencher le flux de travail en fonction des pics ou des chutes dans le nombre de réponses à l’enquête.
• Événement reçu par e-mail: déclenchez votre workflow en envoyant un e-mail à une adresse e-mail spécifique.
• Événement de changement d’expérience iD: déclenchez des workflows en fonction des modifications des données de contact, des modifications d’abonnement ou des modifications des données de transaction.
• Événement Experience iD Segments : Déclenchez un workflow selon qu’un contact a été ajouté à un segment ou supprimé d’un segment.

Créer des conditions

Lors de la création d’un workflow basé sur un événement, vous pouvez ajouter des conditions pour déterminer plus précisément quand le workflow doit être déclenché. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez pas envoyer un e-mail aux responsables concernant chaque réponse à l‘enquête soumise, mais que vous souhaitiez leur faire savoir quand le client a indiqué une faible satisfaction. Les conditions sont créées en créant des instructions logiques qui utilisent les informations de l’événement sélectionné.

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1. Tout ou N’importe lequel:
   • Toutes les conditions doivent être remplies. Considérez cela comme toutes les affirmations de la condition étant liées par « Et ».
   • N’importe quelle condition peut être remplie. Considérez cela comme toutes les affirmations de la condition étant liées par « Ou ».
2. Type de condition : il varie en fonction de l’événement que vous avez choisi. Par exemple, si votre workflow est basé sur les réponses aux enquêtes, vos conditions peuvent être basées sur les réponses aux questions, les données intégrées ou les quotas de cette enquête.
   Astuce Qualtrics : vous pourrez utiliser les questions de l’enquête pour créer des conditions si votre workflow est basé sur les réponses à l’enquête soumises, mais pas si vous basez votre workflow sur un événement de ticket ; dans le cas de ce dernier, vous pouvez uniquement utiliser les informations disponibles sur le ticket lui-même, comme les données du ticket.
3. Champ : champ spécifique par lequel vous filtrez (par exemple, Q1 – Comment évalueriez-vous la facilité ou la difficulté de naviguer sur ce site Web ?).
4. Choix : la réponse spécifique, la réponse, la valeur, etc. que vous souhaitez mettre en correspondance (ex. Extrêmement facile, Détracteur, etc.).
5. Opérateur : correspond à la valeur que vous avez définie (par exemple, Sélectionné/Non sélectionné, Affiché/Non affiché, etc.).

Vous pouvez inclure plusieurs blocs de condition dans un workflow. Lors de l’exécution du workflow, les conditions et les tâches du workflow sont évaluées dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans l’éditeur de workflow. Par conséquent, la condition initiale doit être transmise avant d’être évaluée pour la condition suivante. Dès qu’une condition n’est pas remplie, le workflow ne poursuit pas l’évaluation des conditions suivantes.

Exemple : dans cet exemple, nous utilisons un flux de travail pour entrer les répondants à une enquête dans un tirage au sort, puis envoyer un e-mail aux gagnants du tirage au sort. Les participants sont automatiquement identifiés lorsqu’ils répondent à l’enquête, et nous voulons que seuls les gagnants reçoivent un e-mail.

1. Le workflow commence lorsqu’un répondant soumet une réponse à l’enquête.
2. Nous ajoutons une condition initiale pour déterminer l’admissibilité au tirage au sort. Cela se produit lorsque le répondant participe à l’enquête et est spécifié par le champ de données intégrées « RaffleEntry » a la valeur « Vrai ».
3. Ensuite, nous ajoutons une tâche de code qui utilise JavaScript pour déterminer de manière aléatoire si le répondant a remporté ou perdu le tirage au sort.
4. Nous ajoutons une autre condition pour déterminer si nous devons envoyer un e-mail à un gagnant du tirage au sort. Cette condition dépend de la sortie de la tâche de code.
5. Nous ajoutons une tâche E-mail pour envoyer un e-mail au répondant.

Pour découvrir le processus de création de conditions pour un workflow, suivez la procédure ci-dessous.

Marche à suivre

Dans cet exemple, un ticket est créé lorsqu’un Détracteur est identifié à l’aide de la question NPS de notre enquête.

Astuce Qualtrics : le score Net Promoter®, ou NPS, est une mesure de satisfaction client sur une échelle de 11 points. Les détracteurs mécontents sont regroupés sur le segment allant de 0 à 6. Les passifs sont regroupés sur le segment de 7 à 8 et les promoteurs, sur celui de 9 à 10. Pour en savoir plus, consultez la page Net Promoter® Score.

1. Créez un workflow ou sélectionnez un workflow existant. Assurez-vous qu’il s’agit d’un workflow basé sur des événements.
   
2. Sélectionnez votre événement. Ici, nous avons choisi l’événement de réponse à l’enquête et spécifié que le workflow doit se produire si une réponse est créée.
3. Cliquez sur Ajouter des conditions.
4. Décidez si l’une des conditions ou toutes les conditions doivent être remplies.
   
5. Cliquez sur Condition.
6. Sélectionnez votre type de condition. Dans cet exemple, nous avons choisi « Question ».
   
7. Sélectionnez une zone. Dans ce cas, nous avons choisi Q2 car il s’agit de notre question NPS.
8. Sélectionnez une valeur. Ici, “Is Detractor” a été sélectionné, ce qui inclut automatiquement toute personne qui a répondu avec le 0-6 sur une échelle de 11 points.
9. Sélectionnez un opérateur (par exemple, Vrai/Faux, etc.).
10. Répétez les étapes 5 à 9 si nécessaire pour ajouter des conditions supplémentaires.
11. Pour ajouter des ensembles de conditions supplémentaires, cliquez sur le groupe de conditions. Pour plus d’informations sur leur utilisation, consultez la page liée. Voir aussi Logique d’imbrication pour les conditions plus complexes.
12. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Modification terminée.

Définir des tâches

Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 tâches par workflow pour assurer le suivi de votre recherche et de vos réponses à l’enquête. Chaque type de tâches peut résoudre tout un éventail de problèmes. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut du sélecteur de tâches pour rechercher vos tâches disponibles. Pour obtenir la liste complète des tâches, consultez la catégorie Tâches dans la section Workflows du site de support.

Astuce Qualtrics : cliquez sur l’icône i d’une tâche pour obtenir plus d’informations sur la tâche. Cette fenêtre inclut également un lien vers la page d’assistance de cette tâche spécifique si vous avez besoin d’aide pour configurer la tâche.

Tâches générales de workflows

Les tâches ci-dessous peuvent être utilisées sur la plateforme Qualtrics.

• Tâche de tickets : les détracteurs NPS peuvent déclencher des tickets d’assistance à priorité élevée.
• Tâche e-mail : les requêtes des étudiants peuvent déclencher l’envoi d’e-mails aux instructeurs pour obtenir de l’aide.
• Tâche du service Web : les flux d’informations peuvent être mis à jour en temps réel via des API.
• Tâche de répertoire XM: Distribuez une enquête ou mettez à jour les informations de contact dans votre répertoire XM.
• Coder la tâche: utilisez le JavaScript personnalisé pour manipuler les données transmises entre les tâches.
• Tâche de flux de notifications: créez un avis suite au workflow.
• Calculer tâche métrique: déclenchez une réponse en fonction des modifications apportées aux métriques agrégées de votre jeu de données.
• Tâche de feedback de première ligne: Créez une nouvelle demande dans votre projet de feedback de première ligne sur la base d’une réponse à l’enquête.

Tâches d’extension d’add-on

• Tâche Slack : les indicateurs de réalisation peuvent déclencher des messages du canal Slack.
• Tâche Salesforce : Text Analytics peut lancer des événements de Salesforce.
• Tâche Zendesk: l’extension Zendesk vous permet de créer et de mettre à jour des tickets dans Zendesk en fonction des réponses collectées avec les enquêtes Qualtrics.
• Tâche Freshdesk: l’extension Freshdesk vous permet de créer des tickets dans Freshdesk en fonction des workflows déclenchés dans Qualtrics.
• Tâche Hubspot: l’extension Hubspot vous permet de créer et de mettre à jour des affaires et des contacts dans Hubspot à partir des réponses à l’enquête collectées.
• Tâche ServiceNow: l’extension ServiceNow vous permet de créer et de mettre à jour des incidents dans ServiceNow ainsi que de mettre à jour les informations de contact client fournies par les réponses aux enquêtes.
• Microsoft Dynamics: l’extension Microsoft Dynamics vous permet de lier votre compte à une enquête Qualtrics pour les fonctionnalités Mappage des réponses et Web to Lead.
• Tâche Tango Card : Incitez les enquêtes avec Tango Card.
• Tâche Marketo: envoyer des données à Marketo sous forme d’activité personnalisée.

Mes flux de travail ETL

Les workflows ETL utilisent les tâches d’extraction et de chargement de données pour importer des données à partir d’une source tierce et les importer dans Qualtrics. Les workflows ETL nécessitent que vous utilisiez certaines tâches les unes avec les autres pour terminer votre workflow. Pour plus d‘informations, voir Utilisation de tâches de workflows pour créer des workflows ETL.

Ordre des tâches dans un workflow

Chaque workflow peut comporter jusqu’à 20 tâches. L’ordre d’exécution de ces tâches dans l’éditeur est important, en fonction des besoins de votre workflow. Lorsque votre workflow est déclenché, les tâches sont exécutées de haut en bas.

Tâche &amp ; ordre des conditions

Lors de la création de votre flux de travail, cliquez sur le signe plus ( + ) pour insérer une tâche ou une condition à cette position exacte dans le flux de travail.

Si nécessaire, vous pouvez réorganiser les tâches et les conditions dans le flux d’opérations en sélectionnant Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas dans le menu des options.

Attention : vous pouvez invalider les dépendances de données de votre flux de travail si vous déplacez une tâche ou une condition qui dépend d’un autre composant de votre flux de travail. Qualtrics vous avertira si votre modification rompt les dépendances des données et vous indiquera quelles tâches ou conditions seront invalidées. Vous pouvez cliquer sur une tâche pour en savoir plus sur ce qui sera spécifiquement affecté.

Si vous poursuivez le déplacement, un message d’erreur s’affichera également dans l’éditeur de workflow pour vous informer que vos dépendances doivent être mises à jour (par exemple, vous devrez peut-être mettre à jour le texte inséré dans une tâche de workflow).

ID de tâches

Au fur et à mesure de la création des tâches, des ID leur sont affectés au format T-ID-#. L’ID d’une tâche est défini sur l’ordre dans lequel elle a été créée.

L’ID d’une tâche ne change jamais. Il s’agit simplement d’un ID interne permettant d’identifier une tâche. Elle ne reflète pas nécessairement l’ordre dans lequel une tâche sera déclenchée par rapport à d’autres tâches dans le même workflow.

Transfert d’informations d’une tâche à une autre

Vous pouvez insérer des informations d’une tâche dans une tâche suivante. Vous pouvez insérer un ID de ticket à partir d’une tâche dans laquelle un ticket est créé (par exemple, Zendesk, Freshdesk ou Jira). Cette valeur peut être transférée dans n’importe quelle tâche qui suit, telle qu’une tâche d’e-mail ou même un champ Jira.

Lorsque vous sélectionnez du texte inséré dans une tâche précédente, notez l’ID de la tâche (T-ID-#). Cela détermine la tâche à partir de laquelle vous extrayez des informations.

Mes flux de travail ETL

La plateforme Workflows Qualtrics contient une série de tâches pour vous aider à importer des données de destinations tierces dans Qualtrics ou à exporter des données de Qualtrics vers des destinations tierces. Ces tâches suivent la structure ETL (Extract, Transform, Load). À l’aide des tâches ETL, vous pouvez créer des workflows automatisés et planifiés pour importer des données de sources tierces dans Qualtrics et exporter des données de Qualtrics vers des destinations tierces.

L’ordre des tâches dans un workflow est important lorsque vous utilisez des tâches de workflow pour configurer des workflows ETL. Consultez la page d’assistance associée pour plus de conseils sur ce cas d’utilisation spécifique.

Calcul des métriques

La tâche de calcul des métriques dans Workflows vous permet de déclencher une réponse pour agréger les métriques observées dans un ensemble de données sur une période donnée. En d’autres termes, elle permet de configurer des workflows automatisés en fonction des tendances ou des événements que vous observez dans les données d’expérience. Les résultats de votre tâche de calcul de métrique peuvent être utilisés pour déclencher d’autres tâches dans votre workflow.

L’ordre des tâches dans un workflow est important lors du calcul des métriques agrégées. Consultez la page d’assistance associée pour plus de conseils sur ce cas d’utilisation spécifique.

Navigation dans les workflows

Lors de la modification d’un flux de travail, une barre d’outils apparaît en haut pour vous aider à naviguer dans tous les aspects de votre flux de travail.

1. Éditeur de workflow : modifiez le déclencheur, les conditions et les tâches de votre workflow.
2. Historique d’exécution : affichez un journal historique de chaque exécution du workflow. Pour plus d‘informations, voir Historique d’exécution.
3. Historique des révisions : affichez un journal des personnes qui ont apporté des modifications au workflow. Pour plus d‘informations, voir Historique des révisions.
4. Partage et autorisations : gérez qui a accès au workflow. Pour plus d’informations, voir Partage de workflows.
5. Options : ajoutez des notifications et configurez les lancements retardés. Voir Notifications de workflow et Options de workflow.
6. Cliquez sur X dans le coin supérieur droit pour revenir à votre projet.

Modèles de workflows

Lors de la création d’un workflow, vous aurez la possibilité d’utiliser un modèle Qualtrics. Il s’agit de workflows préconfigurés conçus pour faciliter la configuration de workflows utiles. Les modèles de workflow sont créés par nos experts en la matière Qualtrics pour exploiter les normes du secteur pour les automatisations de workflow.

Exemple : le modèle Importer les données Salesforce dans le répertoire XM combine une tâche d’extraction des données de Salesforce et une tâche de chargement des données de compte B2B dans le répertoire XM dans une configuration guidée pour importer facilement des données depuis Salesforce pour les sauvegarder dans votre répertoire XM Qualtrics.

Utilisation de modèles

1. Dans l’onglet Workflow d’un projet ou la page Workflows autonomes, cliquez sur Créer un workflow.
   
2. Les modèles seront répertoriés sous la section « à partir de zéro ». De nombreux workflows différents sont disponibles en fonction de différents résultats. Prenez donc le temps de trouver le workflow qui répond le mieux à vos objectifs.
   
3. Lorsque vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, cliquez dessus.
   
4. Dans le panneau latéral, vérifiez la synthèse du modèle. Il contiendra une description générale du workflow, de son utilisation optimale, de l’aide qu’il apporte à votre organisation et de ce qui est inclus dans le modèle.
5. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Commencer.
6. Vous serez dirigé vers une configuration guidée pour configurer le workflow. Utilisez les instructions étape par étape pour vous aider à configurer le workflow. Consultez les pages d’assistance associées dans les instructions pour en savoir plus sur chaque élément du workflow.
   
7. Cliquez sur les différents éléments du workflow pour les configurer.
   Astuce Qualtrics : les étapes en suspens du workflow seront mises en surbrillance.
8. Lorsque vous avez terminé de configurer le workflow, assurez-vous de l’activer.
   

Exemples de modèles

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de modèles. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des modèles disponibles. Connectez-vous à la plateforme pour commencer à explorer toutes les options à votre disposition.

Astuce Qualtrics : utilisez la recherche en haut du catalogue pour rechercher et rechercher des modèles. Vous pouvez effectuer une recherche par mots-clés dans le modèle. Par exemple, recherchez “ticket” pour trouver tous les modèles qui utilisent des tâches de ticket. Vous pouvez également utiliser les groupes de filtres pour afficher les modèles qui répondent à certains critères.

• Créer un ticket Qualtrics pour les demandes d’assistance sur le site Web ou l’application : ce modèle utilise une tâche de tickets pour créer un ticket Qualtrics lorsqu’une nouvelle réponse à l’enquête pour l’assistance intervient sur un intercept de site Web ou d’application.
  
• Recevez un e-mail lorsque le NPS tombe d’une semaine à l’autre : ce modèle utilise une tâche de calcul des métriques pour calculer le score NPS hebdomadaire de votre organisation et envoie un e-mail si le score tombe en dessous d’un certain seuil que vous avez défini.
  
• Importer les données Salesforce dans le répertoire XM : ce modèle combine une tâche d’extraction de données depuis Salesforce et un chargement de données de compte B2B dans le répertoire XM dans une configuration guidée pour importer facilement des données depuis Salesforce pour les sauvegarder dans votre répertoire XM Qualtrics.
  

Gestion des workflows existants

Tous les flux de travail de votre projet sont répertoriés dans la section Vos flux de travail. À partir de là, vous pouvez rechercher des workflows par propriétés spécifiques, désactiver et activer des workflows, et copier et supprimer des workflows.

Table des workflows

Le tableau affiché dans cette section affiche des informations clés sur vos workflows :

• Nom du workflow : nom du workflow.
• Ce qui lance le workflow : l’événement qui lance le workflow. Sinon, le workflow peut être défini pour s’exécuter selon une planification.
• Objet : Enquête sur laquelle le workflow est basé. Sinon, si le workflow est un workflow planifié, l’objet listera le calendrier du workflow.
  Astuce Qualtrics : cette valeur peut être vide car tous les workflows n’ont pas besoin d’être connectés à une enquête.
• Tâches : tâche(s) exécutée(s) par le workflow. Les icônes correspondent aux icônes de tâche lors de la configuration d’un workflow ; placez le curseur sur une icône pour afficher le nom de la tâche.
• Propriétaire : l’utilisateur qui est propriétaire du flux de travail.
• Lancement retardé : si le lancement du workflow n’est pas retardé, cette zone sera vide. Sinon, vous pouvez voir ce qui suit :
  • Inactif : les options de lancement retardé sont appliquées, mais le workflow est en cours d’exécution, car il ne s’agit pas de la période retardée.
  • Actif : le workflow est actuellement dans sa période de début retardé.
• Dernière modification : contient la date et l’heure de la dernière modification du workflow.
• Activé/Désactivé : détermine si le workflow est activé (activé) ou désactivé (désactivé). Vous pouvez cliquer sur le bouton à bascule pour activer ou désactiver un workflow.

Recherche de workflows

Le haut de la section Vos workflows comporte une barre de recherche et des filtres pour la recherche de workflows.

1. Utilisez la liste déroulante Statut Activé/Désactivé pour filtrer par workflows activés ou désactivés.
2. Utilisez la barre de recherche pour rechercher un workflow spécifique. Vous pouvez effectuer une recherche par nom du workflow ou par ses événements et tâches.

Gestion d’un workflow spécifique

Vous pouvez modifier, renommer, copier, supprimer et gérer les notifications pour un workflow donné.

1. Utilisez le bouton à bascule Activer/Désactiver pour activer ou désactiver rapidement votre workflow.
   
2. Cliquez sur le menu à trois points pour afficher plus d’options pour votre flux de travail :
   • Modifier : modifiez le déclencheur, les conditions et les tâches de vos workflows.
   • Renommer : Modifiez le nom de votre workflow.
   • Faites une copie : créez une copie de votre workflow.
   • Gérer les notifications : Recevez une notification lorsque votre workflow réussit ou échoue.
   • Partager : vous ne pouvez pas partager des workflows individuels dans un projet. Au lieu de cela, le partage du projet avec un autre utilisateur lui donnera accès aux workflows du projet.
     Astuce Qualtrics : les workflows créés à partir de l’onglet Workflows autonomes peuvent être partagés directement avec d’autres utilisateurs. Pour plus d’informations, voir Partage de workflows.
   • Supprimer : supprimez le workflow. Cette action est irréversible !

Gestion de plusieurs workflows

Vous pouvez activer, désactiver ou supprimer des workflows en masse.

1. Cochez la case en regard de tous les workflows qui vous intéressent.
   
2. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer les workflows sélectionnés.
3. Cliquez sur le menu à trois points pour accéder aux options d’activation ou de désactivation des workflows sélectionnés.
   Astuce Qualtrics : il peut arriver que l’une de ces options soit grisée. Cela se produit lorsque tous les workflows que vous avez sélectionnés ont le même statut.

Historique d’exécution

En accédant à la section Historique d’exécution de l’onglet Workflows, vous pouvez rapidement vérifier le statut de tous vos workflows ou les filtrer par statut, afin de pouvoir consulter tous les workflows qui sont en compétition, ayant échoué ou dont le délai d’expiration a expiré. Une fois que vous avez cliqué sur une tâche ayant échoué, vous verrez plus de détails qui peuvent vous aider à résoudre la source du problème.

Notez qu’il existe deux onglets différents de l’historique d’exécution : l’un sur la page principale du workflow et l’autre lorsque vous modifiez un workflow spécifique. L’onglet Historique d’exécution de la page principale du workflow regroupe toutes les données d’exécution du workflow dans votre projet. Pour afficher l’ historique d’exécution d’un workflow unique, cliquez sur le workflow et accédez à l’onglet Historique d’exécution de ce workflow.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de cette section, voir Journaux d’exécution et de révision des workflows.

Historique des révisions

Lors de la modification d’un flux de travail, vous pouvez accéder à l’onglet Historique des révisions pour afficher un journal de chaque modification apportée à votre flux de travail.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’historique des révisions, voir Workflows Run & Revision Histories.

Paramètres

L’onglet Paramètres vous permet de configurer des alertes en cas d’échec ou de réussite d’un flux de travail spécifique, et vous permet de retarder le lancement de vos workflows pour les congés et autres temps d’arrêt.

Pour plus d’informations, voir Notifications de workflow et Options de workflow.

Partage et autorisations

L‘onglet Partage et autorisations vous permet de gérer qui a accès à votre flux de travail.

Attention : vous ne pouvez pas partager des workflows individuels dans un projet. À la place, vous pouvez partager le projet avec d’autres utilisateurs de votre licence pour leur donner accès aux workflows de ce projet. Si vous accédez à longlet Partage et autorisations pour un workflow dans un projet, le message ci-dessous s’affiche.

Pour plus d’informations sur le partage de workflows avec d’autres utilisateurs, voir Partage de workflows.

FAQ