Paso 1: Preparación de su encuesta de Employee Engagement

Qué hay en esta página:

Antes de iniciar sesión en Qualtrics para elaborar nuestro proyecto de Employee Engagement, debemos preparar las preguntas de nuestra encuesta, una lista de participantes y mensajes de correo electrónico. Esta sección le ayudará a preparar su contenido.

Desarrollo del contenido de su proyecto

El primer paso para elaborar su proyecto de Employee Engagement es determinar las preguntas que le gustaría realizar. Durante el desarrollo de su contenido de encuesta de compromiso (EN), es importante recordar que una de las mejores prácticas es mantener la encuesta tan concisa y sencilla como sea posible y dirigir las preguntas a comportamientos específicos sobre los que pueda tomar medidas para mejorar la experiencia del empleado. Por lo general, hay tres grupos de preguntas que se utilizan en este contexto: preguntas que miden el compromiso y otros índices basados en el comportamiento sobre los que quiere tomar medidas, preguntas de opinión de libre respuesta y preguntas demográficas (si fuera necesario).

  • Preguntas de escala: Estas preguntas deberían formar la mayor parte de su encuesta de compromiso. Normalmente, estas encuestas están formadas por una serie de 30 a 50 enunciados que giran en torno a la experiencia del empleado y pregunta a los participantes que evalúen su grado de acuerdo. Todos los enunciados deben estar agrupados en categorías específicas de temas para formar una perspectiva integral de la experiencia del empleado. Algunos ejemplos de categorías son: "Comunicación", "Reconocimiento", "Liderazgo empresarial", etc. También es recomendable que se asegure de que la encuesta incluye de 3 a 5 preguntas dirigidas a medir el compromiso del empleado.
  • Preguntas con entrada de texto: Las preguntas con entrada de texto permiten recopilar comentarios abiertos de evaluadores. Hemos encontrado que las encuestas de compromiso utilizan las preguntas con entrada de texto para recopilar opiniones especificas que les permiten obtener más información de los resultados de sus encuestas de compromiso.
  • Datos demográficos: Hay dos maneras de incorporar datos demográficos a su proyecto de Employee Engagement:
    • Obteniéndolos del sistema de información de recursos humanos (HRIS) o de su base de datos, e incluyéndolos en la lista de participantes que va a cargar. Solo se recomienda incluir preguntas demográficas en su encuesta si no puede obtener la información de su sistema de información de recursos humanos (HRIS).
    • Incluyendo preguntas en la encuesta para recopilar datos demográficos. Las preguntas demográficas suelen ser preguntas de opción múltiple destinadas a recopilar información como la antigüedad, la ubicación de la oficina, el idioma y el sexo.

Haga clic aquí (EN) para descargar algunas preguntas de ejemplo. Haga clic aquí (EN) para consultar algunas recomendaciones de mejores prácticas elaboradas por nuestros expertos en la materia.

Establecimiento de la jerarquía correcta para su proyecto

La elaboración de una jerarquía de organización en la plataforma de Qualtrics constituye un factor clave para sacar el máximo partido de los informes con nuestros dashboards. Una jerarquía precisa facilita el establecimiento de permisos de dashboard y el filtrado de respuestas de su encuesta de compromiso. Las dos opciones disponibles para estructurar organigramas son la jerarquía primaria-subordinada y la jerarquía en base al nivel (EN).

Primaria-subordinada En base al nivel
Frecuencia de uso: Más usado Usado a veces
Cuando se recomienda: Cuando cada empleado reporta directamente a otro Cuando la estructura de organización no es compatible con la relación tradicional entre mánager y empleado; por ejemplo, en grupos diferenciados por ubicaciones o funciones.
Elementos necesarios para establecer la jerarquía: ID de empleado e ID de mánager Niveles en cascada de estructura de organización

 

Una vez que haya seleccionado el tipo de jerarquía que mejor se ajuste a su organización, debe comenzar a compilar los datos necesarios para introducir la jerarquía en Qualtrics. Descargue a continuación la plantilla para el estilo de jerarquía que quiera utilizar.

EJEMPLO DE JERARQUÍA PRIMARIA-SUBORDINADA:

Haga clic aquí para acceder al archivo de plantilla de jerarquía primaria-subordinada.

EJEMPLO DE JERARQUÍA EN BASE AL NIVEL:

Haga clic aquí para acceder al archivo de plantilla de jerarquía en base al nivel.

DAR FORMATO A SU ARCHIVO DE CARGA DE DATOS DEL PARTICIPANTE

Cuando configure los archivos de datos de participante, comprobará que cada participante está situado en una fila del archivo a modo de lista. Las primeras tres columnas del archivo corresponderán al nombre, apellido y dirección de correo electrónico del participante. El resto de columnas del archivo mostrarán metadatos u otras variables de información del participante. Puede utilizar estos metadatos para crear la jerarquía de su organización o utilizarla como filtros en el dashboard.

  • Metadatos específicos de la jerarquía primaria-subordinada: Cada fila de empleado debe incluir tanto el "ID de empleado" como el "ID de mánager". Estos ID aparecen en dos columnas diferentes, pero se utilizan ambos para crear la jerarquía.
  • Metadatos específicos de la jerarquía en base al nivel: Estos metadatos variarán en función de la organización. Los valores que aparecen en las columnas se volverán más variados a medida que se añadan más columnas. Normalmente, la columna del primer nivel mostrará información de la división del empleado. La del segundo nivel indicará los nombres de departamento dentro de esas divisiones, y una última mostrará los nombres de los equipos dentro de esos departamentos.
  • Otros metadatos: Los valores de metadatos que suelen añadirse al archivo de datos de un participante para su posterior uso en filtros de dashboard incluyen la ubicación, la antigüedad, el grupo de edad o generación y el sexo.

Si desea obtener información más detallada sobre cómo dar formato a un archivo de datos de participante, siga este enlace para acceder al apartado "Crear y cargar su archivo de participante" del paso 3. Si desea obtener más información, también puede consultar la página de soporte técnico Preparar la importación de su archivo de participante (EN).

Desarrollo de comunicaciones de encuesta

Una vez que haya elaborado las preguntas de su encuesta y preparado la plantilla de jerarquía, tendrá que redactar mensajes para invitar a los empleados a participar en su proyecto de Employee Engagement. La mayoría de los proyectos cuentan con un correo electrónico de invitación y dos mensajes de recordatorio.

Le recomendamos que incluya una serie de elementos clave al redactar sus comunicaciones de proyecto para asegurarse de que sus empleados conocen las condiciones de participación en el proyecto de Employee Engagement. Utilice la lista de verificación que aparece a continuación para garantizar la exhaustividad de sus correos electrónicos.

LISTA DE COMPROBACIÓN DE ELEMENTOS PARA INCLUIR EN LOS MENSAJES

  • La duración prevista del proyecto
  • La fecha de cierre del proyecto
  • Un breve enunciado sobre el propósito del proyecto y los resultados clave extraídos de programas anteriores
  • Un enunciado sobre el umbral de anonimato del proyecto y la confidencialidad del proyecto
  • Un enlace al proyecto
  • Una dirección de correo electrónico interna y detalles de contacto a los que dirigir cualquier pregunta sobre el proyecto

Haga clic aquí (EN) para descargar algunos ejemplos de invitaciones y mensajes de recordatorio de proyectos de compromiso. Si desea obtener más información acerca de los mensajes, consulte la página de soporte técnico "Introducción a los mensajes de correo electrónico" (EN).

Creación de un calendario de proyecto

El paso final en la preparación de su ejemplo de proyecto de compromiso es la creación de un calendario para la publicación de su proyecto. Utilice la tabla que aparece a continuación para describir las tareas del proyecto de compromiso, establecer plazos y mantener un registro del progreso.

Tarea de proyecto Fecha Duración recomendada de la tarea
Finalizar preguntas y categorías de proyecto *Suele terminarse 3 o 4 semanas antes de la publicación del proyecto *Suele realizarse en un periodo de 2 a 5 horas
Finalizar contenido para mensajes de correo electrónico del proyecto *Suele terminarse 3 o 4 semanas antes de la publicación del proyecto *Suele realizarse en un periodo de 1 a 2 horas
Elaborar su proyecto de compromiso en Qualtrics *Suele terminarse 2 semanas antes de la publicación del proyecto *Suele realizarse en un periodo de 1 a 2 horas
Crear sus mensajes de correo electrónico en Qualtrics *Suele terminarse 2 semanas antes de la publicación del proyecto *Suele realizarse en una hora o menos
Crear e importar su lista de participantes o archivo de jerarquía *Suele terminarse 1 o 2 semanas antes de la publicación del proyecto *Puede llevar de 5 a 8 horas
Prueba de capacidad de entrega: Enviar invitaciones de prueba *Suele terminarse 1 semana antes de la publicación del proyecto *Suele realizarse en una hora o menos
Revisión de control de calidad de su proyecto, sus mensajes y su jerarquía *Debe hacerse 1 o 2 semanas antes de la publicación *Suele realizarse en una hora o menos
Invitaciones al proyecto enviadas Fecha de publicación del proyecto
Recordatorio del proyecto enviado *La mayoría de los clientes envían de 2 a 3 recordatorios durante la recopilación de respuestas
Dashboard realizado *Suele comenzarse inmediatamente después de la publicación del proyecto *Suele realizarse en un periodo de 2 a 3 horas
Cierre de proyecto *La mayoría de los clientes cierran la encuesta 2 semanas después de la publicación del proyecto
Dashboards publicados y compartidos *La mayoría de los clientes comparten los dashboards poco después del cierre de proyecto, a menudo durante las 2 semanas siguientes

Haga clic aquí para descargar la tabla anterior y personalizarla para su proyecto.