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Mensajes de correo electrónico (EX)
Acerca de la sección Mensajes de correo electrónico
Una vez que haya cargado todos los participantes y los haya colocado en una jerarquía organizativa, es el momento de enviarles su encuesta de compromiso. Los proyectos EmployeeXM tienen varios tipos de mensajes que puede enviar. Por ejemplo, puede invitar a los participantes a la encuesta, recordarles que deben terminar la encuesta, invitarles a ver un dashboard y comunicarles que pueden validar la jerarquía de la organización.
Para empezar a escribir sus mensajes, vaya a la pestaña Mensajes y, a continuación, a la sección Mensajes de correo electrónico. Los tipos de mensajes que puede editar y enviar se enumeran a la izquierda en el panel de tipo de mensaje.
Invitación para el participante
Las invitaciones de los participantes están pensadas para invitar a sus participantes a la encuesta. Pueden contener un mensaje de bienvenida, una explicación del propósito de la encuesta o cualquier otra cosa que considere útil para que los participantes empiecen.
Agregación de un enlace de encuesta a su invitación de participante
De forma predeterminada, la invitación del participante incluye Texto dinámico para el enlace de la encuesta.
Este Texto dinámico se convierte en un enlace exclusivo cuando se envía al usuario a través de Qualtrics. Este enlace de encuesta reconocerá al participante y guardará su nombre y metadatos con su respuesta.
- Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione Invitación de participante.
- Haga clic en el botón {a}.
- Seleccione Enlaces de proyecto.
- Si desea insertar texto en el que se pueda hacer clic que diga “Realizar la encuesta”, haga clic en Enlace de proyecto.
Consejo Q: Puede resaltar “Realizar la encuesta” para cambiar el texto del enlace. Tenga cuidado de no borrar el resto del Texto dinámico.
- Si desea insertar la URL completa, haga clic en URL de proyecto.
Consejo Q: También puede hacer clic en el icono del globo terráqueo para generar un enlace a la encuesta.
Texto dinámico
Puede personalizar los campos incluidos en el mensaje utilizando Texto dinámico adicional. El Texto dinámico es una línea de código que le permite insertar información sobre el participante. Haga clic en el botón Texto dinámico ({a}) para comprobar las diferentes opciones.
Uno de los campos más comunes que aparecen en el mensaje es el nombre del participante. De forma predeterminada, incluimos el nombre completo $e{://Field/Name}, pero puede cambiarlo a solo el nombre o apellido mediante las opciones del menú Texto dinámico.
Recordatorio para el participante
Para ayudar a aumentar las tasas de respuesta, puede realizar un seguimiento con los participantes que no hayan completado la encuesta enviando un Recordatorio al participante. Los recordatorios solo se envían a los participantes que aún no han completado la encuesta, e incluyen el mismo enlace individualizado que el participante fue enviado inicialmente para que realice la encuesta. Si los participantes ya han iniciado la encuesta, continuarán donde la dejaron cuando hagan clic en el enlace. A los que no han iniciado la encuesta también se les envían recordatorios.
Especificación de reglas
¿Está cansado de programar manualmente muchos correos electrónicos? Puede configurar Recordatorios de participante para que salga automáticamente en un programa seleccionado.
- Vaya a su Recordatorio de participante.
- Navegue hasta la parte inferior de la página y cambie el conmutador a Activado.
- Especifique el número de días entre recordatorios.
- Especifique cuántas veces desea que se repita esta regla.
Ejemplo: si la regla dice 3 días, repetido 5 veces, el recordatorio se enviará cada 3 días, y lo hará 5 veces.Consejo Q: Haga clic en el símbolo + para añadir reglas y en el símbolo – para borrar reglas.Atención: Si establece que la regla de recordatorio se repita 0 veces, su recordatorio no se enviará.
Estas opciones se guardan automáticamente. Vuelva a girar el conmutador a Desactivado para desactivar los recordatorios.
Interacciones entre varias reglas de recordatorio
El comportamiento descrito aquí solo se aplica cuando las invitaciones iniciales de los participantes se programan manualmente. Esto se aplica a todos los tipos de proyectos EmployeeXM. Cuando tiene varias reglas en este escenario, las reglas se apilan. Esto significa que cada regla no se evalúa hasta que se completa la anterior.
Este comportamiento se describe mejor con un ejemplo específico. Supongamos que configura 2 reglas de recordatorio:
- Regla 1: 3 días, repetido 1 vez
- Regla 2: 7 días, repetido 1 vez
Los participantes no finalizados recibirán dos recordatorios. El primer correo electrónico de recordatorio se enviará 3 días después de la invitación inicial. El segundo correo electrónico de recordatorio se enviará 7 días después del primer recordatorio. Esto significa que el segundo recordatorio se enviará 10 días después de la invitación inicial. Si no está seguro de cuándo se programarán los recordatorios para el envío, consulte su historial de correo y allí se enumerarán los recordatorios.
Dashboard
La invitación al dashboard permite a los usuarios del dashboard saber que sus dashboards están disponibles para su visualización. Dado que los participantes deben iniciar sesión en un cuadro de mandos para acceder a él, la información de inicio de sesión debe incluirse en este mensaje. También es importante especificar a qué dashboard debe enlazarse este mensaje.
Añadir información de inicio de sesión y un enlace de dashboard
La información de inicio de sesión y un enlace al panel de instrucciones se incluyen de forma predeterminada.
- Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione el Mensaje del panel de instrucciones.
- Haga clic en {a}.
- Seleccione Información de inicio de sesión (Login Info).
- Si desea que toda la información de inicio de sesión se muestre al participante sin tener que darle formato, seleccione Información de inicio de sesión Párrafo.
- Si desea dinamizar el nombre de usuario y la contraseña por separado, seleccione Nombre de usuario y Contraseña inicial.
- Si desea dinamizar el enlace para iniciar sesión en el dashboard, seleccione Enlace de dashboard.
Programación de una invitación de dashboard
La programación de una invitación de dashboard varía de la programación de otros mensajes porque tiene dos opciones adicionales.
- Solo enviar a usuarios que cumplan el umbral de anonimato: El umbral de anonimato es una opción del dashboard que determina cuándo se muestran los datos en los widgets. Por ejemplo, si solo una persona ha completado la encuesta, es posible que no desee que sus puntuaciones de compromiso muestren datos, porque sabrá con seguridad de quién es. Cuando activa esta opción de anonimato, solo recibirán la invitación los usuarios que tengan permiso para ver datos que cumplan el umbral de anonimato. Para obtener más información sobre la restricción de datos, consulte nuestra página de soporte Autorizaciones de rol.
Ejemplo: Su umbral de anonimato es 10. Uno de sus gerentes solo puede ver datos en su propia unidad, pero solo 5 de sus empleados a cargo han respondido hasta el momento. Si Solo enviar a usuarios que cumplan con el umbral de anonimato está activado, este gerente no recibirá una invitación porque no tendrá datos para ver en su tablero.
- Información gráfica: Seleccione a qué panel pertenece esta invitación. Solo puede adjuntar uno a la vez, pero si los usuarios tienen acceso a varios paneles, pueden alternar entre ellos después de iniciar sesión. Esta opción determina a qué dashboard se accede automáticamente al iniciar sesión desde la invitación.
Validar jerarquía de la organización
Si ha dado permiso a un usuario para validar jerarquías de la organización, esta invitación le informará. Dado que los participantes deben iniciar sesión para editar la jerarquía, este mensaje debe incluir un enlace para iniciar sesión en, un nombre de usuario y una contraseña.
Edición de mensajes
En cada mensaje, tendrá acceso a un Editor de contenido enriquecido que le permite cambiar los colores de fuente, dar formato al texto del mensaje, insertar imágenes y más.
El icono de opciones del editor de mensajes en la parte superior derecha del Editor de contenido enriquecido le permite cargar un mensaje existente o traducir sus mensajes.
Desde este Editor de contenido enriquecido también puede acceder al botón Texto dinámico, {a}. Desde aquí, puede añadir información adicional, como el nombre completo del participante o los metadatos, seleccionando el menú Información de destinatario.
Todos los cambios realizados en estos mensajes se guardan automáticamente en la sección Mensajes de correo electrónico. Conservarán todos los cambios que realice cada vez que inicie sesión. Sin embargo, también puede guardar mensajes para reutilizarlos en proyectos de compromiso posteriores.
Guardando mensajes en su biblioteca
Mientras trabaja en la sección Mensajes de correo electrónico, puede guardar los mensajes en los que está trabajando en su biblioteca para utilizarlos en futuros proyectos de compromiso.
- Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
- Seleccione un tipo de mensaje.
- Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
- Haga clic en Guardar como.
- Seleccione una biblioteca en la que guardar el mensaje.
- Asigne un Nombre a su mensaje.
- Haga clic en Guardar.
Cargando mensajes de su biblioteca
Si graba un mensaje en su biblioteca, puede incluirlo en el proyecto de empleado que desee.
- Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
- Seleccione un tipo de mensaje.
- Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
- Seleccione Cargar un mensaje guardado.
- Seleccione la biblioteca en la que grabó el mensaje.
- Seleccione su mensaje.
Programar correos electrónicos
Cuando su mensaje esté listo, puede programarlo haciendo clic en el botón Programar correo electrónico. Si hace clic en el menú desplegable de la derecha, tendrá dos opciones.
- Programar correo electrónico: Programe un mensaje para que se envíe a sus participantes.
- Enviar correo electrónico de prueba: Seleccione una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico de prueba. Esta es una buena manera de previsualizar el formato de su mensaje antes de enviar su invitación oficial. Tenga en cuenta que, a excepción de “Dirección de correo electrónico del destinatario”, el Texto dinámico no se definirá en los correos electrónicos de prueba porque no hay ningún participante del que extraer la información personal. El enlace de la encuesta en el correo electrónico lo dirigirá a la página de inicio de sesión de Qualtrics.
Atención: El envío de un correo electrónico de prueba activará su proyecto de encuesta.
Una vez que haya hecho clic en Programar correo electrónico, se abrirá una nueva ventana.
- Tipo de mensaje: Seleccione el tipo de mensaje que está enviando. Esto carga cualquier mensaje que ya haya escrito.
- Para: Elija enviar a todos los participantes calificados o restrinja los destinatarios según determinados criterios.
- Fecha de envío: Seleccione una hora para que salga el mensaje. Al hacer clic en la flecha desplegable, puede elegir entre una lista de horas para enviar. Al hacer clic directamente en la fecha y la hora aparece un calendario que le permite ser más específico.
- De: Elija un nombre para que se muestre para que los participantes sepan quién envía el mensaje.
- Correo electrónico de respuesta: Si los participantes tienen preguntas, es posible que respondan directamente al mensaje. El correo electrónico de respuesta recibe estas respuestas.
Consejo Q: ¿Le interesa cambiar la dirección del remitente también? Esto solo se puede modificar a nivel de toda la organización. Podrá establecer una dirección de remitente personalizada predeterminada para todos sus proyectos de EmployeeXM, y esta dirección se aplicará automáticamente a los proyectos de EmployeeXM una vez que se haya configurado. Consulte la página de soporte Utilizar una dirección de remitente personalizada para obtener más detalles. Es posible que sea necesario que su equipo interno de TI configure algunas opciones.
- Asunto: Cree una línea de asunto para su mensaje. La flecha desplegable azul situada en el extremo derecho le permite cargar una línea de asunto guardada previamente de su biblioteca.
Consejo Q: Guardar un asunto en su biblioteca le permite traducirlo más fácilmente. Consulte nuestra página de soporte acerca de la traducción de mensajes de la biblioteca.
- Cuerpo del mensaje: No dude en realizar cualquier edición de última hora que desee incluir.
- Programación: Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, haga clic en este botón. No puede recuperar el correo electrónico una vez enviado.
Participantes por criterios
A veces, es posible que solo desee enviar un mensaje a un determinado subconjunto de participantes. Es posible que solo quiera invitar a un departamento a la vez, o que tenga que destacar a un único destinatario que se agregó como usuario del panel de instrucciones mucho después de invitar a los demás. Puede filtrar los destinatarios haciendo clic en el menú desplegable situado junto a Para y seleccionando Participantes por criterios.
Desde aquí, puede volver a hacer clic en el menú desplegable y elegir restringir los destinatarios por información de contacto, metadatos, rol o el lugar del participante en una jerarquía. Si hace clic en el botón Ver participante(s), puede volver a comprobar que ha aislado a los participantes correctos.
Haga clic en el signo más (+) para añadir más condiciones. Sin embargo, no puede especificar si estas condiciones están vinculadas por “y” o “o”. Diferentes criterios, como la edad y el correo electrónico, se consideran unidos por “y”, de modo que ambas condiciones deben ser verdaderas para que un participante reciba un correo electrónico. La especificación de dos grupos de edad diferentes dará como resultado una declaración “o”, de modo que los destinatarios pueden ser una edad especificada o la otra. Del mismo modo, si se especifican varias direcciones de correo electrónico, el mensaje se enviará a cada uno de esos correos electrónicos.
Ejemplo: En la siguiente captura de pantalla, solo se enviará un correo electrónico a los participantes cuyo departamento sea Soporte, pero se enviarán por correo electrónico tanto a hombres como a mujeres en soporte.
Mensajes personalizados
¿Ninguno de los tipos de mensaje coincide con el tipo de correo electrónico que desea enviar? Tal vez le gustaría escribir un agradecimiento o enviar una invitación personalizada a un participante que se agregó tarde. En estos casos, es posible que desee enviar un mensaje personalizado.
Puede enviar un mensaje personalizado navegando a la ventana Programar correo electrónico y seleccionando Mensaje personalizado desde Tipo de mensaje.
