Utilizar una dirección de remitente personalizada

Qué hay en esta página:

Acerca de utilizar una dirección de remitente personalizada

La dirección de correo electrónico que use para enviar mensajes de correo electrónico de Qualtrics influye en gran medida en las tasas de entrega y apertura de correos electrónicos. De forma predeterminada, los correos electrónicos que recibe mediante Qualtrics provienen de la dirección de correo electrónico noreply@qemailserver.com. Si esto no le resulta conveniente, puede cambiar la dirección de tres formas:

  1. Use cualquiera de las Direcciones de remitente de Qualtrics.
  2. Configure un dominio de origen personalizado en la página Administración de Qualtrics.
  3. Configure una retransmisión SMTP (Protocolo para transferencia simple de correo).

Direcciones de remitente de Qualtrics

Qualtrics posee una serie de dominios de correo electrónico (los dominios relevantes se muestran a continuación). Podemos enviar mensajes de correo electrónico desde cualquiera de estos dominios y mantener una alta capacidad de entrega de correos electrónicos. Si quisiéramos enviar correos electrónicos desde un dominio que no nos pertenece, los proveedores de correo electrónico como Gmail y Yahoo marcarán los correos electrónicos como fraudulentos y seguramente acabarán en las carpetas de correo basura o spam del destinatario.

Puede usar cualquiera de los siguientes dominios para enviar una encuesta sin tener que aplicar configuración adicional. Solo tiene que añadir su propia parte local personalizada (el texto que aparece antes del símbolo @) al dominio y modificar el campo De: de su editor de correo electrónico (EN) con su nueva dirección de correo electrónico.

Ejemplo: mycompany@qualtrics-research.com es una dirección de correo electrónico válida.

DOMINIOS DE DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO PREDETERMINADOS

  • @qemailserver.com
  • @qualtrics-survey.com
  • @qualtrics-research.com

Configuración de un dominio de origen personalizado

Con la ayuda de su equipo de TI, los administradores de organización pueden configurar un dominio de origen personalizado, de modo que los miembros de la organización pueden distribuir correos electrónicos a través del dominio de correo de la organización.

Los dominios de origen personalizados se establecen para toda la organización. No se pueden restringir de usuario a usuario.

ConsejoQ: Puede definir subdominios si no quiere usar uno completo. Por ejemplo, puede que el departamento de informática de la Universidad de Qualtrics quiera usar solo compsci.quni.edu, no el dominio quni.edu completo.
Atención: Al añadir un dominio de origen personalizado, cualquier usuario de su organización puede distribuir correos electrónicos desde cualquier correo de dicho dominio. Qualtrics no recomienda añadir dominios principales de empresas (por ejemplo, miempresa.com) y, en lugar, sugiere registrar un subdominio (por ejemplo, surveys.mycompany.com o research.mycompany.com).

ADICIÓN DE UN DOMINIO DE ORIGEN PERSONALIZADO

Un administrador de organización deberá seguir los pasos que se indican en la página Administración de Qualtrics. Cuando Qualtrics genera información de DNS en el paso 7, el administrador de organización debe compartir esa información con su equipo de TI, que configurará el registro de MX o TXT con la información de DNS que recibió.

La forma en que el equipo de TI configura estos registros variará según la organización. Sin embargo, una vez en la configuración de correo de la organización, los expertos de TI (a menudo denominados "administradores de dominio") deben buscar palabras clave como "DNS" o "dominios". A continuación, verán la opción de crear registros del tipo "MX" o "TXT".

Atención: Qualtrics genera una clave de DKIM exclusiva personalizada cada vez que el administrador de organización configura un dominio en la herramienta. Aunque se haya configurado previamente el registro de MX del dominio, el equipo de TI de su organización deberá configurar el registro de DNS con la clave de DKIM para completar la configuración. Este flujo de trabajo protege sus dominios para que solo sea su organización quien pueda usarlos con distribuciones de Qualtrics.

Para lograr altas tasas de entrega y apertura, los correos electrónicos de Qualtrics cumplen con todos los estándares de autenticación de correo electrónico. Uno de ellos, SPF (Convenio de remitentes), verifica si las IP de Qualtrics están autorizadas para enviar correos electrónicos desde la dirección indicada. Esta dirección se conoce como Return-Path, Envelope-Sender y Mail-From. Para que todos los correos electrónicos cumplan con SPF, la dirección bounces@bounces.qemailserver.com se utiliza como Envelope-Sender.

ConsejoQ: Si su configuración requiere el uso de un dominio personalizado como Envelope-Sender, incluya las direcciones IP de Qualtrics en su registro de SPF añadiendo "include:_spf.qemailserver.com". Si el dominio tiene direcciones IP de Qualtrics en su SPF, la dirección de remitente se usa como Envelope-Sender.
Atención: El uso de bounces@bounces.qemailserver.com como Envelope-Sender permite a Qualtrics recopilar devoluciones asincrónicas, lo cual ofrece unas completas estadísticas de nivel de entrega de las distribuciones.
  1. Visite la página Administración.
  2. Vaya a la pestaña Configuración de la organización.
  3. Navegue a la sección Dominios de origen personalizados en la parte inferior.
  4. Haga clic en Añadir.
  5. Introduzca el dominio que desee usar.

    ConsejoQ: Puede cambiar el selector de DKIM y la configuración de tamaño de la clave para controlar la generación de la clave de DKIM.
  6. Haga clic en Añadir.
  7. La ventana mostrará los registros de MX o DKIM. Copie la configuración de DNS que se muestra en la ventana emergente; asegúrese de copiar la información incluida en las columnas Dominio, Tipo y Valor.

    ConsejoQ: Es posible que solo vea un campo cuando realice este paso. Por ejemplo, si solo ve la información de TXT, es posible que su registro de MX ya esté configurado correctamente.
  8. Envíe a su equipo de TI la información de DNS copiada en el paso 7.
  9. Este equipo de TI debe configurar los registros de TXT públicos con la información de DKIM en el sitio web de su proveedor de dominio.
    ConsejoQ: En el caso de los registros de TXT, algunos proveedores de dominio deben encerrar al contenido entre comillas. Por ejemplo, v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf debe introducirse como "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf".
  10. El equipo de TI también debe asegurarse de haber creado un registro de MX en el DNS.
    ConsejoQ: Si ya tiene un registro de MX, no debe preocuparse por este paso. Puede validar su configuración de MX con la herramienta de MX (EN) . Asimismo, observará que el dominio está marcado Verificado en MX si este registro existe y es válido.
  11. Haga clic en Activar.
    ConsejoQ: Pueden transcurrir hasta 24 horas hasta que los registros sean visibles para Qualtrics, debido a la demora en la propagación del DNS.

MENSAJES DE ERROR

A continuación se muestran algunos mensajes de error comunes que puede encontrarse durante este proceso de configuración, así como las instrucciones para corregir el problema. Tenga en cuenta que pueden transcurrir hasta 24 horas hasta que los registros sean visibles para Qualtrics, debido a la demora en la propagación del DNS.

  • No hay ningún registro de MX válido presente en el recurso de DNS: El MX no se ha configurado correctamente.
    ConsejoQ: Qualtrics no requiere ningún registro de MX específico. Simplemente verifique que se ha establecido un registro de MX para el dominio. Puede validar su configuración de MX con la herramienta de MX (EN).
  • No se puede recuperar la clave de dominio del registro de recursos DNS: El registro DNS no se ha configurado correctamente. Por ejemplo, puede que lo haya configurado para un subdominio incorrecto.
  • No se ha podido validar el registro de recursos de DNS para la clave de DKIM: Se ha encontrado el registro DNS, pero no coincide con la clave privada de nuestra plataforma. Puede que se haya usado una entrada DNS diferente o que se haya producido un error al copiar y pegar el valor. Puede encontrar el nombre y el valor del dominio en el elemento emergente Activar. Asegúrese de que sea un registro de TXT. (Consulte el paso 7 anterior).

ESPECIFICACIÓN DE UN DIRECCIÓN DE REMITENTE PREDETERMINADA

Una vez que haya configurado su dirección de remitente personalizada, puede solicitar que se añada una dirección de remitente predeterminada a su organización poniéndose en contacto con el soporte técnico de Qualtrics (EN). La dirección de remitente predeterminada se rellenará previamente en todas las distribuciones para todos los usuarios de su organización. La dirección de remitente predeterminada se usará para enviar correos electrónicos de colaboración y desencadenantes de correo electrónico, así como para recibir cualquier mensaje devuelto.

Configuración de una Retransmisión SMTP

SMTP (Protocolo para transferencia simple de correo) es un protocolo que le permite transferir todos los correos electrónicos de Qualtrics a su propio servidor de correo electrónico en primer lugar y, a continuación, enviarlos a todos los destinatarios de su servidor de forma automática (y mediante sus propios dominios de correo electrónico).

Atención: Solo los clientes que tienen una licencia de marca pueden configurar retransmisiones SMTP con Qualtrics. Hable con su account executive de Qualtrics para ver si su licencia cumple los requisitos. Tenga en cuenta que el administrador de organización de una licencia es la única persona que puede solicitar que se configure una retransmisión SMTP para su licencia.

CONFIGURACIÓN DE UNA CONEXIÓN SMTP

Para conectar su servidor de correo mediante SMTP, su administrador de organización deberá recopilar la siguiente información y ponerse en contacto con el soporte técnico de Qualtrics (EN).  Antes de contactar, asegúrese de que la siguiente información se encuentra disponible para proporcionársela a Qualtrics:

  • Dominio o Dirección IP (obligatorio)
  • Puerto de servidor (obligatorio)
  • Nombre de usuario (suele ser obligatorio, pero depende de la configuración del servidor; por motivos de seguridad, recomendamos contar con un nombre de usuario y una contraseña específicos para acceder a Qualtrics)
  • Contraseña (suele ser obligatoria, pero depende de la configuración del servidor)

Además, puede proporcionar estos detalles opcionales:

  • La Dirección de remitente predeterminada que debe usarse en los correos electrónicos salientes. De forma predeterminada, los correos electrónicos se enviarán desde la dirección que se use para configurar la distribución en Qualtrics. La Dirección de remitente se usará para enviar correos electrónicos de colaboración y desencadenantes de correo electrónico, así como para recibir cualquier mensaje devuelto.

OTRAS CONSIDERACIONES

Aunque no es obligatorio, recomendamos incluir los rangos de IP de Qualtrics en listas blancas (EN) para evitar cualquier otro tipo de problema de entrega.

El servidor SMTP debe ser un servidor de correo electrónico de gran volumen capaz de realizar estas acciones:

  • Gestionar varias conexiones simultáneas desde Qualtrics
  • Enviar varios correos electrónicos por segundo (sería conveniente que el tiempo de respuesta sea menor de 150 milisegundos)
  • Responder a nuestras solicitudes

Si tiene alguna duda sobre si su servidor cumple con las especificaciones o no, póngase en contacto con el departamento de TI de su organización.

Dominios de correo electrónico válidos

Los dominios de correo electrónico válidos determinan qué direcciones de correo electrónico puede usar la gente cuando se inscriben a Qualtrics como miembros de su organización.

ConsejoQ: Esto afecta a las organizaciones con autoinscripción, en las que los usuarios pueden registrarse mediante una URL, así como organizaciones con SSO (EN). No afecta a las cuentas en las que los usuarios deben solicitar su cuenta a los administradores.

Los dominios de correo electrónico válido se establecen para toda la organización. No se pueden restringir de usuario a usuario.

Un administrador de organización puede añadir dominios de correo electrónico válidos si se pone en contacto con el soporte técnico de Qualtrics.

SUBDOMINIOS

Puede definir subdominios si no quiere usar uno completo. Por ejemplo, puede que el departamento de informática de la Universidad de Qualtrics quiera usar solo compsci.quni.edu, no el dominio quni.edu completo.

Términos clave

A medida que vaya leyendo esta página, irá encontrando varios términos técnicos. Esta sección está concebida para ayudar a aclarar cómo se llama cada uno de estos ajustes, así como otros nombres comunes para ellos.

Advertencia: El soporte técnico de Qualtrics no puede configurar estas funciones para su organización. Debe ponerse en contacto con un miembro del equipo de TI de su organización para modificar esta configuración en el sitio web de su proveedor de dominio.
  • DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM usa criptografía de clave pública para autenticar el mensaje, enviarlo y verificar que no se ha alterado el contenido. Piense en ello como un sello de cera electrónico en su correo electrónico.
  • Sistema de nombres de dominio (DNS): Un registro DNS indica que su dominio existe. Hay numerosos tipos de registros DNS, como MX y TXT.
  • Mail Exchanger (MX): Un tipo de registro DNS que permite a los destinatarios saber que un dominio puede recibir correo. Descubra más sobre los registros MX en la página de soporte Evite que se le marque como correo no deseado (EN).
  • Protocolo para transferencia simple de correo (SMTP): Una retransmisión SMTP envía primero todo el correo de Qualtrics a su servidor y, a continuación, envía correos electrónicos desde su servidor a los participantes elegidos.
  • Convenio de remitentes (SPF): Un medio para autorizar correos electrónicos. Se puede utilizar un registro SPF para configurar su dominio personalizado de forma que este sea la dirección Envelope-Sender en sus correos electrónicos.
  • Registro TXT: Un tipo de registro DNS que le permite establecer un registro publicado que valida el derecho de su dominio a distribuir correo de una forma determinada. Los registros TXT pueden incluir mucha información diferente, como DKIM y SPF.
  • Lista blanca: Puede incluir en la lista blanca direcciones de correo electrónico o rangos de IP. Las listas blancas le permiten indicar a su proveedor de correo electrónico que confía en el correo que proviene de estas fuentes y pueden mejorar considerablemente el nivel de entrega de su correo electrónico. Consulte Incluir los servidores de Qualtrics en una lista  blanca (EN) para saber cómo incluirnos en una lista blanca.

Cifrado TLS

ConsejoQ: Aunque esta información resulta mucho más relevante para usuarios que han configurado una retransmisión SMTP, todos los correos electrónicos que se envían desde servidores de Qualtrics emplean el cifrado STARTTLS.

TLS significa "seguridad de la capa de transporte", y consiste en el acto de cifrar mensajes que se transfieren entre servidores, de forma que ningún tercero pueda interceptar los mensajes que se envían y se reciben. TLS garantiza que su información está protegida y que solo el servidor de destino designado (por ejemplo, la dirección de correo electrónico con la que se ha establecido contacto) recibirá esos mensajes.

Qualtrics usa cifrado STARTTLS, una extensión de los protocolos de comunicación en texto plano. Esto quiere decir que, si el servidor destinatario es compatible con cifrado TLS, cifraremos el mensaje y lo enviaremos. Si el servidor destinatario no es compatible con cifrado TLS, enviaremos el mensaje sin cifrado. Consulte con su equipo de TI para asegurarse de que sus configuraciones están actualizadas, ya que tener ambos servidores con cifrado TLS aumenta la seguridad.