Paso 2: Creación de listas de distribución

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Consejo Q: Target Audience se llama ahora XM Directory. Hemos realizado mejoras en la interfaz de usuario (IU) para lograr una mejor integración con la XM Platform. Si desea cambiar a la nueva apariencia, póngase en contacto con el Customer Success Representative. Si no dispone de Target Audience y desea adquirirlo, póngase en contacto con el Account Executive.

Una vez que esté configurado el directorio, es el momento de empezar a crear algunas listas de distribución. A diferencia del directorio, las listas de distribución son de propiedad individual, por lo que crear una lista en su cuenta no significa automáticamente que otro usuario de la organización pueda usarla o editarla. Al añadir contactos a las listas de distribución, puede enviar encuestas y correos electrónicos a grandes grupos de personas en lugar de enviar distribuciones una a una. Puede segmentar estas listas de distribución por diferentes criterios; puede, por ejemplo, crear una lista de distribución que solo incluya a los contactos que viven en Estados Unidos. Después, podrá encontrar fácilmente y distribuir a esa lista cuando envíe por correo electrónico una encuesta o campaña específica para Estados Unidos. Las listas de distribución son fundamentales en lo que respecta a las distribuciones. Las distribuciones solo pueden enviarse a una lista o a una persona. Si ha creado una lista de distribución con anterioridad, siempre tiene la opción de reutilizarla. La reutilización de las listas existentes es una buena idea cuando lo que quiere es hacer un seguimiento de las tasas de respuesta y del historial de distribución de los miembros de una lista concreta. Si envía una distribución a un conjunto de contactos completamente nuevo, un subconjunto de una lista existente, o si lo que quiere es mantener un historial de distribución independiente para determinadas distribuciones, entonces la mejor práctica es crear una lista nueva.

Creación de listas de distribución

Vaya a la pestaña Listas. Para crear una lista, seleccione Crear lista en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, elija Lista de distribución. Cuando haya otorgado un nombre a su lista y la haya enviado, se le redirigirá a la lista que acaba de crear.

Una vez esté en su nueva lista de contactos, podrá añadirlos a través del botón Añadir lista de contactos.

Existen dos formas de añadir contactos: Cargar un archivo o Entrada manual. La opción de entrada manual se utiliza cuando se introducen los contactos a mano o copiándolos desde una hoja de Excel. No se recomienda esta opción para un gran número de contactos. La opción Cargar un archivo le pedirá que cargue un archivo en el que estén incluidos sus contactos. Se recomienda que descargue y utilice el documento de ejemplo proporcionado, ya que las listas de distribución requieren un formato específico para que la carga se realice correctamente.

Si un contacto de los que añade no existe en el directorio en el momento de la importación, dicho contacto se añadirá automáticamente al directorio. Si el contacto existe en el directorio, este se actualizará. Eso significa que si otro usuario tiene al contacto en una de sus listas de distribución particulares, la información de dicho contacto se actualizará también en esa lista de distribución.

Consejo Q: Para obtener más información y detalles, consulte la página de soporte Creación de listas de distribución (EN).

Creación de muestras

En lugar de crear otras listas de distribución, puede crear muestras de listas ya existentes. Para ello, en Crear lista, seleccione la opción Muestra. Es mejor crear muestras cuando lo que quiere es extraer de una lista a algunos contactos o crear una muestra aleatoria a partir de una lista existente.

Un caso de uso frecuente de las muestras es para realizar el seguimiento de las encuestas. Por ejemplo, es posible que su organización haya enviado una encuesta a las personas que han visitado el sitio web e indicado que han adquirido algún producto. Quizás quiera volver a encuestar a esas personas en el futuro para ver qué opinan de su compra o saber si han seguido comprando productos en su sitio web. Para ello, podría crear una muestra a partir de la lista de distribución original utilizando como criterio el hecho de que adquirieron algún producto de su sitio web en el pasado.

Consejo Q: Si desea editar ligeramente su lista de distribución, pero no necesita dividirla específicamente, no recomendamos utilizar una muestra, ya que estas listas se crean mediante un proceso de aleatorización. En su lugar, le recomendamos simplemente editar la lista de distribución según su propio criterio.

XM Directory le pedirá que asigne un nombre para la muestra, que elija la lista de distribución a partir de la cual quiere crearla y que determine el tamaño máximo que debe tener. Si crea muestras basándose en criterios específicos, le recomendamos que establezca ese número en un valor igual al número aproximado de contactos que hay en su lista, para que pueda obtener una lista lo más completa posible. Si no va a crear muestras basándose en criterios específicos, pero quiere extraerlas de un subconjunto aleatorio, entonces solo tiene que asegurarse de establecer ese número en un valor inferior al de su lista.

Puede añadir un criterio de muestreo (EN) en función de la información de contacto, los datos embebidos, la suscripción a la lista de distribución y las estadísticas. También puede utilizar criterios de muestreo avanzado como: actividad de contacto, encuesta y número de listas.

Consejo Q: Para obtener más información sobre cómo crear muestras, consulte la página de soporte Creación de muestras de listas de distribución (EN).

Listas compartidas

Las listas son automáticamente propiedad de usuarios individuales y, por tanto, ningún otro usuario puede verlas ni editarlas. En cambio, si pertenece a un grupo, puede crear y ver listas compartidas con los miembros de dicho grupo. En la pestaña Listas, haga clic en Compartidas conmigo y seleccione una biblioteca (si la hubiera) a la que pertenezca.

En dicha biblioteca, puede hacer clic en Crear lista compartida. Para crear una lista compartida deben seguirse las mismas instrucciones que para la creación de una lista de distribución de propiedad individual (EN).

Consejo Q: Obtenga más información acerca del uso compartido de listas de distribución en la página de soporte Uso compartido de listas (EN).
Consejo Q: Los administradores de organización pueden obtener más información acerca de la creación de bibliotecas de grupos en la página de soporte Grupos de usuarios (EN).

Triggers de mensaje

Si un contacto se da de baja de una lista de distribución, puede que no se entere de inmediato. Además, si se ha añadido un contacto a una lista, puede que quiera enviarle un correo electrónico informándole de su suscripción a la lista de distribución y de que puede que se le envíen otras encuestas. Con Triggers de mensaje, un destinatario puede recibir una notificación por correo electrónico de forma automática si se hubiera añadido un contacto o si este se hubiera dado de baja de una lista de distribución.

Para ello, haga clic en una lista y seleccione Opciones de lista. Elija Gestionar triggers de mensaje.

Desde ahí, puede decidir qué acción debe producirse para que se envíe un mensaje: se ha añadido un contacto a la lista de distribución o un contacto se ha dado de baja de la lista de distribución. A continuación, seleccione el destinatario que puede ser, o bien el propio contacto, o bien otra dirección de correo electrónico. Desde aquí, redactará el mensaje que quiera enviar y configurará otras opciones de mensaje.

También puede añadir criterios adicionales para que un correo electrónico solo se envíe en determinadas circunstancias. Por ejemplo, si quiere enviar un correo electrónico a un contacto para informarle de su suscripción a la lista de distribución y de la posibilidad de que reciba correos electrónicos en el futuro, es probable que no quiera enviarle dicho correo si ya ha recibido otros de su organización. Para configurarlo, haga clic en Añadir criterios adicionales cuando esté configurando el tipo de trigger. Elija Estadísticas y defina la condición “El total de correos electrónicos es igual a 0”. En este caso, solo recibirán un trigger de mensaje los contactos con los que la organización no se haya puesto en contacto y los que se hayan añadido recientemente a la lista de distribución.

Puede que quiera que se le notifique también cuándo un contacto se da de baja de su lista, especialmente si dicha lista incluye a empleados internos y se utiliza para enviar correos electrónicos importantes relacionados con el negocio. Entonces, si un usuario se da de baja de su lista, se le podrá comunicar a usted o a otro destinatario, para que pueda volver a añadirlo rápidamente y adoptar las medidas necesarias para mantenerlo en la lista.