Creación y gestión de usuarios

Qué hay en esta página:

Acerca de la creación y gestión de usuarios

Como administrador de organización, puede crear nuevas cuentas de usuario para su licencia en la pestaña Usuarios de la página Administración. También puede editar los permisos de la cuenta, iniciar sesión en las cuentas, enviar correos electrónicos de restablecimiento de la contraseña, eliminar usuarios, transferir la propiedad de la encuesta y mucho más. En esta página hablaremos de las opciones disponibles para crear y gestionar cuentas de usuario para su licencia.

ConsejoQ: Los administradores de división (EN) también pueden editar usuarios en la pestaña Usuarios. Los administradores de división solo verán y podrán administrar usuarios desde su división (EN), solo pueden crear nuevos usuarios en su propia división y no pueden cambiar la división a la que pertenece su usuario. De lo contrario, pueden llevar a cabo la mayoría de las mismas funciones descritas en esta página, con las excepciones indicadas donde corresponda.

Creación de nuevos usuarios

ConsejoQ: Cuando se crea una cuenta, los usuarios no reciben automáticamente su nombre de usuario y contraseña por correo electrónico. Cuando cree un usuario, asegúrese de avisarle de que se ha creado su cuenta, o bien envíele un correo electrónico de restablecimiento de la contraseña.
  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Haga clic en Crear un nuevo usuario.
  4. Introduzca el nombre de usuario. Debe tener la forma de una dirección de correo electrónico, pero no tiene por qué ser una dirección de correo electrónico válida. No debe usar el mismo nombre de usuario de una cuenta que ya exista en alguna organización de Qualtrics.

    Ejemplo: Joel ya tenía una cuenta de Qualtrics en su antigua empresa, de modo que no puede usar su dirección de correo electrónico, joel@demo.com, para el nombre de usuario de su nueva cuenta. Sin embargo, aunque tampoco es su dirección de correo electrónico real, puede tener joel+1@demo.com o joel+nuevaempresa@demo.com como nombre de usuario.
    ConsejoQ: No podrá crear un nuevo usuario con un nombre de usuario existente, con una excepción: si, en el pasado, se cargó el nombre de usuario como participante de 360 o Engagement, puede crear una cuenta estándar de Qualtrics con el mismo nombre. En este caso, para la cuenta recién creada, el usuario deberá seleccionar su organización (licencia de Qualtrics) de un menú desplegable cada vez que inicie sesión para determinar a qué cuenta desea acceder. Esta es la única diferencia y, por lo demás, las cuentas funcionarán con normalidad una vez que inicie sesión; sin embargo, si desea eliminar este comportamiento, el usuario puede comunicarse con el soporte técnico de Qualtrics para cambiar el nombre de usuario del participante de 360 o Engagement.
  5. Introduzca el nombre y los apellidos.
  6. Introduzca la dirección de correo electrónico.
    ConsejoQ: La dirección de correo electrónico puede ser cualquier dirección funcional, incluso si se ha utilizado en una cuenta de Qualtrics anterior. Asegúrese de que esta dirección de correo electrónico sea precisa, porque así es como los usuarios se envían a sí mismos el correo de restablecimiento de la contraseña y reciben las invitaciones de colaboración de compañeros.
  7. Introduzca una contraseña para su nuevo usuario. Vuelva a introducirla en el campo Confirmar contraseña.
    ConsejoQ: Los administradores de organización pueden establecer requisitos en el ámbito de toda la organización para las contraseñas de los usuarios. Para las licencias estándar, consulte la pestaña Configuración de la organización (EN). En el caso de las licencias con estándares de seguridad actualizados, consulte la pestaña Seguridad (EN).
  8. Si lo desea, establezca una división (EN). Las divisiones sirven para determinar las subdivisiones administrativas de una licencia.
  9. Si lo desea, establezca un tipo de usuario (EN). Esto determina los permisos con los que comienza el usuario.
  10. Establezca un estado de cuenta. Por lo general, esta opción debe estar activada.
    ConsejoQ: Obtenga más información en la sección Estado y expiración de la cuenta.
  11. Si quiere, también puede elegir la opción Establecer fecha de vencimiento para especificar una fecha en la que la cuenta del usuario deba caducar.
    ConsejoQ: Obtenga más información en la sección Estado y expiración de la cuenta.
  12. Si lo desea, puede seleccionar la pestaña Crear complemento si quiere que aparezca una página Complemento a la izquierda de la página Ayuda, en la esquina superior derecha de la cuenta de usuario.
    ConsejoQ: Una página Complemento le permitirá crear una página adicional en la cuenta del usuario que contenga páginas que presenten información de la URL que elija. Solo tiene que especificar una Descripción y una URL para añadir una página. Para eliminar una página, haga clic en el nombre y seleccione Eliminar. Podrá añadir varias páginas si selecciona la Pestaña Crear complemento tantas veces como quiera. Esta función se puede usar para presentar una página de directrices a sus usuarios, por ejemplo.
  13. Haga clic en las casillas para personalizar los permisos de la cuenta.
    ConsejoQ: Al hacer clic en la casilla Activado, se activará el permiso del usuario, mientras que hacer clic en Desactivado desactivará el permiso. Recomendamos crear un nuevo tipo de usuario (EN) si ve que tiene que editar muchas cuentas para contar con los mismos permisos personalizados.
  14. Haga clic en Guardar.

AUTOINSCRIPCIÓN

Crear cuentas de usuario nuevas de forma manual puede ser una medida poco práctica en el caso de las grandes licencias. Si su organización cuenta con una página de inicio de sesión personalizada de marca, se puede activar la función de autoinscripción. Si está activada, los miembros de su organización podrán entrar en la página de inicio de sesión de marca y crear sus propias cuentas.

Una página de inicio de sesión de marca es el propio enlace especial que tiene su organización donde poder iniciar sesión o registrarse con Qualtrics. Por ejemplo, la Universidad Estatal podría estar en https://stateu.az1.qualtrics.com/ y poner su logotipo en la parte superior para que los estudiantes sepan que están en el lugar correcto.

ConsejoQ: Para activar la autoinscripción para su página de inicio de sesión de marca, los administradores de organización pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte iniciando sesión en el portal de soporte técnico (EN). Para obtener más información sobre la creación de una página de inicio de sesión de marca, los administradores de organización pueden ponerse en contacto con su account executive de Qualtrics.

Gestión de usuarios existentes

Como administrador de organización, puede gestionar cuentas de usuarios existentes. Gestionar cuentas de usuario puede que implique activar encuestas, cambiar la propiedad de los proyectos, actualizar la información de contacto de un usuario y modificar los permisos de un usuario.

  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente utilizando cualquiera de los criterios de búsqueda y filtros.
  4. Haga clic en la cuenta de usuario que desee.
  5. Edite la cuenta de usuario. Obtenga más información sobre estos campos en la sección Creación de nuevos usuarios.
  6. Haga clic en Guardar.

BÚSQUEDA DE USUARIOS EXISTENTES

Si debe editar un usuario específico y tiene muchas personas en su organización, no navegue manualmente por la lista de usuarios: ¡use la función de búsqueda!

  1. Busque por el nombre de usuario, el nombre, los apellidos o la dirección de correo electrónico del usuario. No tiene por qué escribir el valor completo. Por ejemplo, puede encontrar a cualquier persona con la palabra "demo" en su nombre de usuario; para ello, busque "demo" en el campo del nombre de usuario.
    ConsejoQ: Si rellena varios campos de búsqueda, estos valores se unen con "y", es decir, que los resultados coincidirán con todos los criterios completados. Por ejemplo, puede que tenga alguien llamado "Brian" en su organización. También tiene usuarios con el apellido "Smith". Si busca "Brian" como nombre y "Smith" como apellido, no encontrará ni "Brian Washington" ni "John Smith" entre los resultados.
  2. Busque por ID de encuesta o ID de usuario (EN) de Qualtrics.
    ConsejoQ: Cuando busque por ID de encuesta o ID de usuario, no puede incluir otros criterios de búsqueda. Se ignorarán todos los demás campos que rellene.
  3. Busque por la división (EN) a la que pertenece el usuario.
  4. Busque por el tipo de usuario (EN) que tiene la cuenta.
  5. Buscar por el estado de la cuenta.

Envío de correos electrónicos de restablecimiento de contraseña

A veces, los usuarios tienen problemas para iniciar sesión en Qualtrics. Pueden avisar a Qualtrics de que han olvidado la contraseña y se les enviará un correo electrónico seguro a la dirección de correo indicada para su cuenta. Sin embargo, puede haber ocasiones en que el usuario no encuentre dicho correo electrónico en la bandeja de entrada ni en la carpeta de correo no deseado. En ese caso, puede intentar enviar usted mismo un correo de restablecimiento de contraseña al usuario.

  1. Vaya a la pestaña Usuarios.
  2. Busque al usuario que tiene problemas para iniciar sesión.
  3. Haga clic en el nombre de usuario.
  4. Haga clic en Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña.

DÓNDE SE ENVÍAN LOS CORREOS ELECTRÓNICOS DE RESTABLECIMIENTO DE CONTRASEÑA

Los correos electrónicos de restablecimiento de contraseña se envían a lo que se haya especificado en el campo de correo electrónico de la cuenta de un usuario, no en el nombre de usuario. Es importante verificar que lo que se haya especificado en el campo de correo electrónico para un usuario sea una dirección de correo electrónico funcional. Si trabaja con una cuenta compartida por un equipo de personas, asegúrese de que haya una dirección de correo electrónico real para el grupo o individuo aquí indicado. No se pueden añadir varias direcciones de correo electrónico a este campo.

ConsejoQ: Si tiene que cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario, asegúrese de hacer clic en Guardar antes de enviar el correo electrónico de restablecimiento de contraseña.

ESTABLECIMIENTO DE UNA CONTRASEÑA ESPECÍFICA

Cuando crea una cuenta por primera vez, puede establecer una contraseña específica para el usuario.

Una vez creada una cuenta, ya no se puede establecer una contraseña específica para esa cuenta. Esto es para proteger la privacidad del usuario, así como sus preferencias de contraseña personal. Si un usuario le solicita una nueva contraseña, envíele un correo electrónico de restablecimiento de contraseña.

Transferencia de propiedad de la encuesta

A veces, la colaboración no es suficiente: en el caso de que un usuario abandone una organización o un equipo, puede que desee transferir la propiedad de su encuesta a otra persona. Como administrador, puede transferir la propiedad de las encuestas una por una, o bien todas las encuestas de un usuario a la vez.

Advertencia: Solo los proyectos de encuestas deben transferirse de un usuario a otro en la pestaña Usuarios. No intente transferir un proyecto de 360, Engagement o Lifecycle (EN) desde esta pestaña; debe utilizar la pestaña Proyectos de la página Administración (EN).

TRANSFERENCIA DE UNA ENCUESTA

  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede usar varios criterios a la vez.
  4. Haga clic en la cuenta de usuario que desee.
  5. Haga clic en Ver información del uso de cuenta.
  6. Haga clic en Cambiar el propietario junto al proyecto que desee.
  7. Busque un usuario al que quiera transferir le la propiedad del proyecto.
  8. Haga clic en Transferir.

TRANSFERENCIA DE VARIAS ENCUESTAS

  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede usar varios criterios a la vez.
  4. A la derecha del usuario que desea, haga clic en Transferir encuestas.
  5. Haga clic en Seleccionar destinatario de la agenda de direcciones.
  6. Busque un usuario de su organización y haga clic en su nombre.
  7. Seleccione los proyectos que quiera transferir.
  8. Haga clic en Transferir proyecto.

Inicio de sesión en cuentas de usuarios

Puede iniciar sesión proxy en las cuentas de los usuarios de su organización. Esto puede resultar útil cuando se investiga el abuso de una cuenta, cuando un compañero que tiene que colaborar en un proyecto se encuentra fuera de la oficina o para probar diferentes permisos de cuentas.

ConsejoQ: Todos los administradores de organización pueden de iniciar sesión en las cuentas de usuario de forma predeterminada. Para que un administrador de división acceda a cuentas de usuario, el administrador de organización debe activar el permiso Permitir inicios de sesión proxy en la Configuración de división (EN).
  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede usar varios criterios a la vez.
  4. Para acceder a la cuenta de usuario que desee, haga clic en Iniciar sesión, que se encuentra a la derecha, bajo la columna Acciones.

Eliminación de usuarios

Atención: Al eliminar una cuenta, se desactivarán todas las encuestas de dicha cuenta y todo el contenido que le pertenezca. Además, se borrará de las cuentas de los colaboradores cualquier proyecto que se haya compartido desde esa cuenta.
  1. Navegue a la página Administración.
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede usar varios criterios a la vez.
  4. Para borrar la cuenta de usuario que desea, haga clic en Eliminar usuario, ubicado a la derecha debajo de Acciones.
  5. Siga las indicaciones para confirmar la acción y vuelva a hacer clic en Eliminar.

Estado y expiración de la cuenta de usuario

Las cuentas de usuario tienen dos estados: activada y desactivada. Una cuenta activa es una cuenta funcional: puede llevar a cabo todas las funciones para las que tiene permisos.

DESACTIVACIÓN DE CUENTAS

Darle a una cuenta el estado Desactivado es una excelente manera de impedir el acceso de alguien a Qualtrics sin eliminar su cuenta ni sus proyectos. Cuando una cuenta está desactivada, el usuario ya no puede iniciar sesión y las encuestas de dicha cuenta dejarán de enviar correos. Las encuestas activas de la cuenta seguirán recopilando respuestas.

Los administradores pueden activar cuentas en cualquier momento.

Atención: Los usuarios desactivados cuentan para el número total de usuarios de su licencia. Si su licencia tiene un número limitado de cuentas, considere eliminar las cuentas antiguas para hacer espacio o reutilizarlas para usuarios con funciones similares cambiando el nombre de usuario y enviando un correo de restablecimiento de contraseña.

FECHAS DE VENCIMIENTO

Cuando establece una fecha de vencimiento en una cuenta de usuario, también configura la fecha en que la cuenta cambiará al estado Desactivado y se volverá inaccesible. Algunas universidades utilizan fechas de vencimiento para borrar el acceso de los estudiantes a sus cuentas de Qualtrics después de graduarse, sin que un administrador tenga que acordarse de acceder a Qualtrics y actualizar las cuentas al final del año.

Para establecer una fecha de vencimiento para un usuario, haga clic en Establecer fecha de vencimiento.

Las fechas de vencimiento se establecen como fechas específicas con el formato aaaa-mm-dd. Para borrar la fecha, haga clic en Desactivar fecha de vencimiento.

Verificación de usuarios

En ocasiones, es posible que los usuarios se pongan en contacto con usted porque no han recibido un correo electrónico de verificación de cuenta. Los administradores de organización pueden verificar manualmente a los usuarios mediante estos pasos:

  1. Visite la página Administración.
  2. Seleccione la pestaña Usuarios.
  3. Busque el usuario que desee.
  4. Haga clic en el nombre de usuario.
  5. En Estado de cuenta, seleccione Activado.
  6. Haga clic en Guardar.
ConsejoQ: Al establecer el Estado de cuenta en Desactivado, podrá expulsar al usuario de la cuenta sin eliminar sus datos.

Restauración y eliminación permanente de encuestas

RESTAURACIÓN DE ENCUESTAS ELIMINADAS

Atención: Si usa proyectos de Employee Engagement, 360 o conjuntos (EN), no podrá restaurar el proyecto desde esta sección. Los proyectos de dashboard no aparecerán en la lista y tampoco se podrán restaurar. Solo se pueden restaurar Proyectos de encuesta desde esta sección.
  1. En la página Administración, vaya a la pestaña Usuarios.
  2. Haga clic en el nombre de usuario.
  3. Haga clic en Ver información del uso de cuenta.
  4. Las encuestas con nombres en rojo las eliminó el usuario. Haga clic en Recuperar.

ELIMINACIÓN PERMANENTE DE ENCUESTAS

Para eliminar un proyecto de forma permanente desde una cuenta de usuario, el usuario debe eliminarlo en primer lugar. Después, el administrador de organización debe hacer lo siguiente:

  1. En la página Administración, vaya a la pestaña Usuarios.
  2. Haga clic en el nombre de usuario.
  3. Haga clic en Ver información del uso de cuenta.
  4. Las encuestas con nombres en rojo las eliminó el usuario. Haga clic en Eliminar permanentemente.
  5. Escriba eliminar en el campo.
  6. Haga clic en Eliminar.

Ver información del uso de cuenta


Cuando edite una cuenta, verá el enlace Ver información del uso de cuenta en la parte superior. En esta sección podrá ver cuántas respuestas ha recopilado una cuenta y qué proyectos pertenecen a dicha cuenta. También puede transferir la propiedad de cualquiera de los proyectos a otra cuenta de usuario de su organización, además de activar o desactivar, recuperar y eliminar permanentemente cualquiera de los proyectos.

  1. El gráfico Recuentos de respuestas muestra las respuestas recopiladas por la cuenta. Use los campos de fecha para filtrar las fechas de las respuestas recopiladas.
  2. Haga clic en el nombre de una encuesta para abrir el enlace de la vista previa.
  3. Haga clic en Cambiar el propietario para transferir una encuesta a otra persona. Consulte la sección del enlace para obtener más información.
  4. Haga clic en Desactivar para desactivar la encuesta. De esta forma, se deja de recopilar respuestas. Si la encuesta está cerrada o es nueva, tendrá la opción Activar.
  5. Consulte Restauración y eliminación permanente de encuestas.
  6. Consulte una lista de encuestas a las que se invitó al usuario a colaborar.
  7. Consulte una lista de grupos (EN) a los que pertenece el usuario. Si el grupo no es de toda la organización, tendrá la opción de borrar el usuario del grupo haciendo clic en Cancelar pertenencia.