個人データ

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個人データ機能について

GDPRなどのプライバシー法では、要求された場合に個人データの削除が求められることがあります。 クアルトリクスでは、個人データは、連絡先、ディレクトリ、アンケート回答、チケット、ユーザーアカウントなど、いくつかの異なる場所に保存されています。 メールアドレスを検索することで、個人やグループのデータを探し出し、必要に応じてこの情報を削除できます。 1件または複数のメールアドレスにリンクしたアンケート回答を、JSONファイル形式でエクスポートすることもできます。

まず、[管理]にアクセスし、[データプライバシー]を選択し、[個人データ]セクションを開いていることを確認します。

ウェブサイトの各ページ左上にある最上位のナビゲーションから[管理者]を選ぶ

タブの詳細

メールアドレスで検索または削除できるレコードには、以下の数が含まれます。

ヒント: ブランド管理者はこの機能にアクセスできますが、部署管理者はアクセスできません。
ヒント: 本ツールは、オフラインアプリで進行中の回答、アンケート全体、SFTPサーバーのデータを削除するものではありません。 また、Stats iQのデータは最新情報に更新されません(ただし、データは削除されるため、Stats iQを更新するとデータが消えます)。 リストアップされたデータを削除する手順については、「クアルトリクス&GDPRコンプライアンス」のサポートページを参照してください。
注意: このツールは、XMディレクトリの連絡先(XMディレクトリがない場合は連絡先)に明確に接続されているレコードのみをキャッチします。 つまり、たとえば、匿名リンク (英語)を通じて配布されたアンケートで、メールアドレスを尋ねるテキスト入力 (英語)の質問にメールが入力された場合、そのアンケート回答は連絡先リストを使って配布されたものではないため、削除要求によって削除されることはありません。 このシナリオでは、データをテキスト入力の質問でフィルタリング (英語)し、アンケート回答を削除 (英語)すると仮定します。

メールに関連するすべてのレコードの概要を表示する

特定のメールアドレスに紐づけられたすべての個人情報を検索できます。 このサマリーにより、レコードを探し出し、削除を実行する前に、クアルトリクスブランド内のデータのうち、メールアドレスに関連するものがどれだけあるかを把握できます。

  1. リクエストを追加]をクリックします。
    個人データセクション上部にリクエストボタンを追加する
  2. フィールドにメールを入力します。
    大きいボックスにメールアドレスを1つ入力します。その下は多肢選択式になっており、最初の選択肢はサマリーを表示することです。次に2つのボタンがあります。青い[処理]ボタンは2つ目です

    ヒント: または、複数のメールアドレスをクリックすると、複数の人に関連するアンケート回答を見つけることができます。 メールアドレスのスプレッドシート (英語)が以下の条件に合うことを確認してください。
    複数のメールアドレスをクリックすると、代わりにファイルをアップロードできます

    • メール」という名前の1つの列
    • 500件以下のメールアドレス
    • UTF-8形式のCSVとして保存
  3. データの概要を表示]をクリックします。
  4. 処理]をクリックします。
  5. メッセージを読みます。 リクエストに応じてシステムが作業を開始します。 [戻る]ボタンまたは、[過去のリクエストを確認]をクリックします。
    時間がかかる場合があることを説明するメッセージ

    ヒント: また、新しいリクエストを開始したり、リクエストが処理されている間に製品内の別の場所に移動したりできます。 過去のリクエストレビューの概要を表示するには、広告ブロックを無効にする必要がある場合があります。
  6. リクエストの読み込みが完了すると、リクエストのトランザクションIDが表示されます。
    OPで始まるIDを持つトランザクションID列
  7. IDに一致するエントリーのヘッダーをクリックして展開します。
     ヒント: リクエストは、保留中または進行中である可能性があります。 システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。
  8. このエントリーでは、そのメールの回答、連絡先、チケット、ユーザーが、ブランド内に何件見つかったかが表示されます。
    ヒント: 検索したメールアドレスは、他のブランド管理者からのプライバシーを守るため、このエントリーからは除外されます。 システムで見つけられなかったメールアドレスのみがリストアップされます。

メールに関連するすべてのレコードを削除する

警告: これらのレコードは一度削除されると、復元できません。 確信が持てない限り、レコードを削除しないでください。
  1. リクエストを追加]をクリックします。
    個人データセクション上部にリクエストボタンを追加する
  2. フィールドにメールを入力します。
    大きいボックスにメールアドレスを1つ入力します。その下は多肢選択式になっており、最初の選択肢はサマリーを表示することです。次に、「削除」と入力するよう求められるフィールドがあり、次に2つのボタンがあります。青い[処理]ボタンは2つ目です。

    ヒント: または、複数のメールアドレスをクリックすると、複数の人に関連するアンケート回答を見つけることができます。 メールアドレスのスプレッドシート (英語)が以下の条件に合うことを確認してください。
    複数のメールアドレスをクリックすると、代わりにファイルをアップロードできます

    • メール」という名前の1つの列
    • 500件以下のメールアドレス
    • UTF-8形式のCSVとして保存
  3. すべてのデータを削除]をクリックします。
  4. フィールドに「削除」と入力します。
  5. 処理]をクリックして確認します。
  6. メッセージを読みます。 リクエストに応じてシステムが作業を開始します。 [戻る]ボタンまたは、[過去のリクエストを確認]をクリックします。
    時間がかかる場合があることを説明するメッセージ

    ヒント: また、新しいリクエストを開始したり、リクエストが処理されている間に製品内の別の場所に移動したりできます。
  7. リクエストの読み込みが完了すると、リクエストのトランザクションIDが表示されます。
    OPで始まるIDを持つトランザクションID列

    ヒント: リクエストは、保留中または進行中である可能性があります。 システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。
  8. このエントリーでは、そのメールの回答、連絡先、チケット、ユーザーが、ブランドから何件削除されたかが表示されます。
    ヒント: 検索したメールアドレスは、他のブランド管理者からのプライバシーを守るため、このエントリーからは除外され、そのメールのすべてのレコードが完全に消去されます。 システムで見つけられなかったメールアドレスのみがリストアップされます。 この情報は60日間保存されますが、その後、これらのメールのレコードはすべて消去されます。

ダウンロード可能なJSONファイルを作成する

1件または複数のメールアドレスに関連付けられたすべてのアンケート回答を、JSONファイル形式でエクスポートできます。 このファイルは、Intuit (英語)のようなJSONファイルを受け付ける他のプログラムにインポートできます。

このエクスポートは、JSON形式でのみ可能です。 他のフォーマットでデータをエクスポートするには、個々のアンケートから直接データをエクスポートしてください (英語)

例: JSONのエクスポートをテキストエディターで開くと、このようになります。

すべてのテキストが一緒に実行されるファイルです。フィールドは括弧付きのJSON形式で記載されており、コンマの区切りや括弧の閉じ方に注意しないとフィールドとその値を割り出せないようになっています

  1. リクエストを追加]をクリックします。
    個人データセクション上部にリクエストボタンを追加する
  2. フィールドにメールを入力します。
    大きいボックスにメールアドレスを1つ入力します。その下は多肢選択式になっており、最初の選択肢はサマリーを表示することです。次に2つのボタンがあります。青い[処理]ボタンは2つ目です

    ヒント: または、複数のメールアドレスをクリックすると、複数の人に関連するアンケート回答を見つけることができます。 メールアドレスのスプレッドシート (英語)が以下の条件に合うことを確認してください。
    複数のメールアドレスをクリックすると、代わりにファイルをアップロードできます

    • メール」という名前の1つの列
    • 500件以下のメールアドレス
    • UTF-8形式のCSVとして保存
  3. ダウンロード可能なデータファイルを作成]をクリックします。
  4. 処理]をクリックします。
  5. メッセージを読みます。 リクエストに応じてシステムが作業を開始します。 [戻る]ボタンまたは、[過去のリクエストを確認]をクリックします。
    時間がかかる場合があることを説明するメッセージ

    ヒント: また、新しいリクエストを開始したり、リクエストが処理されている間に製品内の別の場所に移動したりできます。
  6. ファイルの準備が整うと、右側に青い[ダウンロード]リンクが表示されます。 これをクリックしてファイルをダウンロードします。
    ファイルリクエストの右端にある[ダウンロード]ボタン

     ヒント: リクエストは、保留中または進行中である可能性があります。 システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。
     ヒント: 最初のダウンロード時には、ファイルはZIP圧縮されています。 他のプログラムにアップロードする前に、クリックして解凍します。

複数のメールアドレスを含むファイルを準備する

複数のメールアドレスに関連付けられたレコードをCSVで検索、削除、ダウンロードできます。 ここでは、この目的のためにメールアドレスのリストをフォーマットしてアップロードする方法を説明します。

  1. Excelまたは同様のプログラムで、新しいファイルを作成します。
  2. メール」というヘッダーの列を作成します。 回答を検索、削除、またはダウンロードするメールを下にリストアップします。
    .CSVファイル(メールヘッダーとその下のメールリストを含む)

    ヒント: 500件以上のメールアドレスをリストアップすることはできません。
  3. UTF-8エンコードされたCSVとしてファイルを保存します。
  4. データのプライバシー]に移動します。
    個人データセクション上部にリクエストボタンを追加する
  5. リクエストを追加]をクリックします。
  6. 複数のメールアドレス」と書かれた青いテキストをクリックします。
    複数のメールアドレス
  7. ファイルを選択]をクリックし、先ほど作成したCSVをアップロードします。
    [ファイルを選択]ボタン

    ヒント: このファイルを削除して新しいファイルを追加するには(例:間違ったファイル名を選択した場合)、ファイル名の横にあるマイナス記号(-)をクリックします。
  8. 実行する機能を選択します。
    複数のメールアドレスをクリックすると、代わりにファイルをアップロードできます

    • データの概要を表示 (英語) メールアドレスに関連するすべての個人情報を検索します。 このサマリーにより、レコードを探し出し、削除を実行する前に、クアルトリクスブランド内のデータのうち、メールアドレスに関連するものがどれだけあるかを把握できます。
    • ダウンロード可能なデータファイルを作成 (英語) メールアドレスに関連付けられたすべてのアンケート回答をJSONファイル形式でエクスポートします。 このファイルは、JSONファイルを受け付ける他のプログラムにインポートできます
    • すべてのデータを削除 (英語) クアルトリクスブランドに保存されている、メールアドレスに関連するすべての個人情報を削除します。
  9. 処理]をクリックします。

過去のリクエスト

検索されたメールは、プライバシーや削除の要求に応じて常に除外されていますが、過去の削除や検索のレコードはすべて残っています。 これにより、誰がこれらのレコードを検索したり削除したりしているかを把握できます。 [リクエスト送信者]の列には、ユーザー名(メールアドレスやユーザー名ではありません)が入ります。

過去のリクエストの時間とIDのリスト

[ステータス]列では、検索(完了検索)なのか、削除(完了)なのかが一目瞭然です。 ヘッダーをクリックすると、そのトランザクションの詳細が表示されます。

すべてのブランド管理者は、準備済みのダウンロード可能なファイル (英語)をエクスポートできます。

過去の検索、削除、ダウンロードのレコードは、60日後にこのリストから永久に削除されます。

ヒント: 検索したメールアドレスは、他のブランド管理者からのプライバシーを守るため、このエントリーからは除外されます。 システムで見つけられなかったメールアドレスのみがリストアップされます。