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Ereignis „Email Received“ (E-Mail erhalten)
Informationen zu per E-Mail erhaltenen Ereignissen
Mit dem Ereignis E-Mail erhalten in Workflows können Sie Ihren Workflow auslösen, indem Sie eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.
Eine Liste der gängigen Möglichkeiten zur Verwendung dieses Ereignisses finden Sie unter Anwendungsfälle für per E-Mail empfangene Ereignisse.
Achtung: Für dieses Ereignis ist keine Authentifizierung erforderlich. Alle E-Mails, die an die mit dem Ereignis verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet werden, lösen den Workflow aus. Wir empfehlen, diese E-Mail nur autorisierten Personen zur Verfügung zu stellen, um unbeabsichtigte Auslöser Ihres Workflows zu verhindern.
Einrichten eines Ereignisses „E-Mail erhalten“
- Folgen Sie den verknüpften Anweisungen, um einen neuen ereignisbasierten Workflow anzulegen.
Achtung: Diese Anweisungen beschreiben das Erstellen eines Arbeitsablaufs innerhalb eines Umfrageprojekts. E-Mail-empfangene Ereignisse können nur in eigenständigen Workflows hinzugefügt werden, sodass die Schritte geringfügig abweichen können.
- Wählen Sie E-Mail erhalten für das Workflow-Ereignis.
- Klicken Sie auf Kopieren, um die E-Mail-Adresse für dieses Ereignis zu kopieren. Speichern Sie diese Adresse irgendwo sicher. Dies ist die E-Mail-Adresse, an die Sie eine E-Mail senden, um den Workflow auszulösen.
Tipp: Diese E-Mail-Adresse ist eine eindeutige Adresse, die von Qualtrics für diesen spezifischen Arbeitsablauf generiert wurde. Sie können diese E-Mail-Adresse nicht ändern oder anpassen. - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich verstehe jede E-Mail, die an diese Adresse gesendet wird, startet diesen Workflow.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Fügen Sie Ihrem Workflow nach Bedarf Bedingungen und Aufgaben hinzu.
Beispiel: Ich kann beispielsweise eine XM Directory-Aufgabe hinzufügen, um eine Umfrage zu senden, wenn jemand diese E-Mail-Adresse per E-Mail sendet.
Bedingungen für Ereignis “E-Mail erhalten”
Tipp: Eine Übersicht über die Erstellung von Arbeitsablaufbedingungen finden Sie unter Erstellen von Bedingungen.
Sie können Bedingungen verwenden, um die Ausführung Ihres Workflows einzuschränken. Mit dem Ereignis E-Mail erhalten können Sie Bedingungen basierend auf Feldern aus der E-Mail anlegen, die zum Auslösen des Workflows verwendet wird.
Beispiel: Wenn Sie möchten, dass dieser Workflow basierend auf E-Mails von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen ausgelöst wird, können Sie eine Bedingung für das Feld „Absenderadresse“ hinzufügen, die nur ausgelöst wird, wenn die Adresse die E-Mail-Domäne Ihres Unternehmens enthält.
Bewegen Sie beim Anlegen Ihrer Bedingungen den Mauszeiger über E-Mail auslösen, um eine Liste der Optionen anzuzeigen:
- CC-Adresse: Die Bedingung basiert auf allen E-Mail-Adressen, die CC für die E-Mail waren.
- E-Mail-Text: Basieren Sie die Bedingung auf dem Inhalt des E-Mail-Textes.
- E-Mail-Betreff: Legen Sie die Bedingung in der Betreffzeile der E-Mail fest.
- Absenderadresse: Basieren Sie die Bedingung auf der E-Mail-Adresse, die die ursprüngliche E-Mail gesendet hat.
- Antwortadresse: Die Bedingung basiert auf allen E-Mail-Adressen, die als Antwort-E-Mail-Adresse festgelegt wurden.
- An Adresse: Basieren Sie die Bedingung auf allen E-Mail-Adressen, die im E-Mail-Feld „An“ enthalten waren.
Tipp: Diese Felder sind auch im Menü für dynamischen Text in nachfolgenden Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf verfügbar. Sie können beispielsweise eine Ticketaufgabe anlegen und dann die Betreffzeile der ursprünglichen E-Mail in das Ticket einfügen.
Achtung: Das dynamische Textfeld “E-Mail-Text” kann nicht verwendet werden, wenn die E-Mail ein Bild enthält. Wenn im E-Mail-Text ein Bild vorhanden ist, ist dynamischer Text für dieses Feld leer.
Anwendungsfälle für per E-Mail empfangene Ereignisse
In diesem Abschnitt werden gängige Anwendungsfälle für das per E-Mail empfangene Ereignis behandelt.
- Kunden-E-Mail-Feedback bearbeiten: In diesem Szenario sendet ein Kunde Feedback per E-Mail. Jemand in Ihrem Unternehmen prüft das Feedback und entscheidet, dass es sich lohnt, darauf einzugehen. Sie leiten die E-Mail an die E-Mail-Auslöseradresse weiter, die die Workflow-Automatisierung startet. Mögliche Aufgaben, die in den Workflow aufgenommen werden sollen, sind:
- Eine Ticketaufgabe zum Anlegen eines Tickets mit den vom Kunden in der ursprünglichen E-Mail angegebenen Details (Name, E-Mail-Adresse, E-Mail-Text und andere Daten, um das Feedback zu verfolgen).
- Eine XM Directory-Aufgabe zum Erstellen eines Kontaktdatensatzes für den Kunden, der das Feedback abgegeben hat.
- Eine XM Directory-Aufgabe zum Senden einer Umfrage an den Kunden, der das Feedback gegeben hat.
- Eine E-Mail-Aufgabe zum Senden einer Danksagungsantwort an den Kunden, der das Feedback gegeben hat.
- Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings: Der Onboarding-Spezialist Ihres Unternehmens erhält eine E-Mail, dass ein Kandidat sein Angebot angenommen hat, indem er seinen Vertrag digital unterzeichnet hat. Nach Erhalt der E-Mail leitet er sie an die E-Mail-Auslöseradresse weiter, die den Onboarding-Workflow ausführt, und füllt die Daten aus der E-Mail in den Workflow vor. Der angehängte Vertrag wird ebenfalls in den Workflow-Lauf hochgeladen.
- Verwaltung von Ticketänderungen: Wenn ein Ticket geschlossen wird, wird eine E-Mail an die Person gesendet, die das Ticket geöffnet hat. Wenn diese Person nicht damit einverstanden ist, dass ihr Problem behoben wurde, antwortet sie auf die E-Mail, die an die E-Mail-Auslöseradresse weitergeleitet wird, und das Ticket wird mithilfe einer Aktualisierungsticketaufgabe automatisch erneut geöffnet.