メール配信の管理

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メール配信の管理について

クアルトリクスを通じてアンケート招待メールを送信する (英語)と、配信情報とそれに対して実行できるアクションが書かれたブロックが表示されます。 ここでは、配信内容の確認、リマインダーメールやお礼メールの送信 (英語)、配信のキャンセルや削除、配信履歴のダウンロードなどができます。 これらの異なるオプションにより、メール配信の管理や進捗状況の確認ができます。

配信情報とオプションの概要

メール配信は予約送信設定されるたびに、「メール」セクションに個別の配信ブロックとして記録されます。 各配信ブロック内には、配信されたメールやアンケートの状況に関する関連情報が記載されています。

メール配信設定

  1. 連絡先リストにメール送信: 配信が送信された個人または連絡先リストと、配信内の連絡先の合計数。
    ヒント: この例では、連絡先リストの名前に作成された日付が入っていますが、 配信の送信日または送信予定日とは関係ありません。
  2. 送信日/送信予定日: 配信が送信された日付と時間。 配信がまだ送信されていない場合は、送信予約時刻が青で表示されます。 タイムゾーンは、アカウントに設定されているものと一致します。
  3. 送信済みメール: 全配信数のうち、現在配信されているメールの数。
    注意: 配信では、ダウンロードしたメール履歴に表示される数よりも送信済みメールの数が多く表示されることがあります。 もともと受信者であった連絡先リストのメンバーが削除された場合に起こります。 削除した連絡先はダウンロードに表示されませんが、連絡先を削除しても送信済みメールの統計には影響しません。
  4. 送信失敗メール: サーバーから送信されなかったメールの数。 メール送信の失敗の最も一般的な原因は、@の欠落など、メールアドレスの形式の誤りです。 この数字には不達メールは含まれていません。
  5. 開始したアンケート: 受信者が少なくともリンクをクリックしたものの、提出していないアンケートの数。
  6. 終了したアンケート: 配信で送信されたアンケートのうち、提出された数。
  7. 不達メール: 受信者のサーバーで拒否されたメールの数。
    ヒント: 不達には、 ハードバウンスソフトバウンスの2種類があります。 ハードバウンスとは、恒久的な理由により配信できないメールのことです。 メールアドレスが存在しない、受信者のサーバーがメールを受け付けていない、ドメインが実際のメールドメインではないなどが考えられます。 ソフトバウンスとは、一時的な理由で配信できなかったメールのことです。 受信者のメールボックスがいっぱいになっていたり、メールのサイズが大きすぎたり、受信者のメールサーバーが一時的にダウンしていたりする可能性があります。 クアルトリクスでは一定期間後にソフトバウンスの送信を自動的に再試行します。
  8. メールを複製: 重複したメールの送信を防いだ数。 重複メールとは送信された別のメールとまったく同じメッセージ、受信者が含まれるメールのことです。 たとえば、連絡先リストに同じメールアドレスが複数ある場合、重複と見なされます。全体の配信が迷惑メールとしてフラグ付けされないように、クアルトリクスメーラーではこれらを送信しません。 連絡先リストで重複を統合するための情報は「リスト内の連絡先を編集する (英語)」ページを参照してください。
  9. 苦情: クアルトリクスから送信されたメールに対して、受信者が「迷惑メールを報告」(または同等のもの)をクリックしたときに、クアルトリクスサーバーがメールプロバイダーから受け取る通知の数。 詳細については、「迷惑メールとしてマークされないようにする (英語)」を参照してください。
    注意: すべてのメールプロバイダーがクアルトリクスのサーバーにレポートを送信しているわけではないため、実際の数がより多いことがあります。
    ヒント: 質の悪いメールアドレスに配信する場合、メールがブロックされたり、迷惑メールフォルダーに振り分けられたりする可能性が高くなります。 受信者が誰であるかを確認してください (英語)
  10. アクションメニュー: ドロップダウン矢印をクリックすると、以下のオプションが表示されます。
    • 配信を編集(英語)このオプションは将来的に配信を開始するように設定されている場合にのみ表示されます。 メールのメッセージや受信者などを編集できます。
    • 配信を表示 (英語): このオプションはメール配信がすでに送信されている場合にのみ表示されます。 ここでは選択した詳細オプションも含めて送信したメッセージを確認できます。
    • リマインダーを予約送信 (英語): まだ終了していない回答者にリマインダーメールを送信するようにスケジュールします。
    • お礼を予約送信 (英語): 回答を完了した回答者全員にお礼メールを送信するように予約します。
    • 履歴をダウンロード(英語): 配信されているすべてのメールアドレスのリンク、リンク期限、ステータスをダウンロードします。 可能なすべてのステータスとその意味については、「配信ステータス (英語)」ページを参照してください。
    • 配信をキャンセル (英語) このオプションは、メール配信が今後送信予約されている場合にのみ表示されます。 このオプションは配信をキャンセルし、配信が行われないようにします。
    • 配信を中止して削除 (英語) このオプションはメール配信が送信済みで、まだ送信処理中の場合にのみ表示されます。 配信される前に削除できるようになります。 このオプションが消えるまでの時間は、メールの送信にかかる時間のみです。
    • 配信を削除 (英語) このオプションはメール配信がすでに送信されている場合にのみ表示されます。 配信を削除すると、まだクリックされていないリンクが削除されます。
ヒント: メールの送信、不達、失敗などのメールステータスについては、「配信ステータス (英語)」のページを参照してください。

標準表示とコンパクト表示

配信アクションのドロップダウンなど、同じ情報をよりコンパクトに、リストのように表示できます。 右上のアイコンを使用して、標準表示と、よりリストらしい表示を切り替えることができます。

右上のハンバーガーのアイコンのGIF。右側の細い方の線をクリックすると、紫色の配信が消えて、連絡先リストに変わる

配信の表示と編集

配信がすでに送信されているかどうかに応じて、送信されたメッセージを確認することも、送信前に編集することもできます。

送信された配信の表示

すでに送信されたメールは変更できませんが、どの連絡先リストに送信されたか、いつ送信されたか、どんなメッセージが使用されたか、その他の設定を確認できます。

配信ブロックの右にあるドロップダウンメニューをクリックし、[配信を表示]を選択します。

配信の表示

送信されたメッセージの詳細がすべて表示されます。これには送信元と返信先メールアドレス、送信時間、件名、メッセージ全体、設定した追加の詳細オプションが含まれます。

注意: 保存されているライブラリのメッセージ (英語)をメールに使用したものの、配信が送信された後にメッセージを修正した場合、配信を表示すると、送信されたメッセージではなく、最近保存されたバージョンのメッセージが表示されます。
注意: ライブラリのメッセージ (英語)でメールを予約送信した後、保存したメッセージをライブラリから削除すると、配信が行われず、エラーが発生します。 配信をクリックすると、「メッセージは削除されました」と表示されます。 ライブラリのメッセージは、配信が送信されたに削除できますが、その後に配信を確認すると、「メッセージは削除されました」と表示されたままになっています。

予約送信される配信の編集

メールがまだ送信されていない場合は、メッセージ、送信日、受信者、リンクタイプなどを変更できます。

  1. 配信ブロックの右側にあるドロップダウンメニューをクリックします。
    配信のドロップダウンメニュー。最初のオプションは[配信を編集]
  2. 配信を編集]を選択します。
  3. 必要な変更を加えます。 リンクタイプ、インライン質問、カスタム「送信元」アドレスの構成といった設定の詳細については、「アンケート招待状のメール送信 (英語)」を参照してください。
    [メールを編集]ウィンドウ。右下に緑色で表示される[保存]
  4. 保存]をクリックします。

配信履歴をダウンロードする

注意: メールのリンクタイプ (英語)匿名 (英語)に設定した場合、配信履歴をダウンロードする機能が無効になります。
注意: アンケートの招待メールの配信履歴を、すべてのユーザーがダウンロードできるようになりました。 XM Directory (英語)または新バージョンの連絡先インタフェース (英語)にアクセスできる場合は、リマインダーやお礼メール (英語)の配信履歴も同様にダウンロードできます。

配信履歴は配信受信者全員のリストであり、各アンケート招待状の現在のステータスや生成された個別リンクも表示されます。 このダウンロード可能な履歴により、特定の受信者がアンケートを開始したか、受信者がアンケートを終了したか、受信者がアンケートの案内を受け取っていないかを調査できます。 すべての配信を1つのファイルにダウンロードしたり、1件の配信履歴をダウンロードしたりできます。

ヒント: 配信履歴では、履歴をダウンロードした時点で、招待が送られた連絡先リストを参照します。 アンケートを配信した後に連絡先が削除された場合、ダウンロードした配信履歴は削除された連絡先に対して正確ではありません。

全配信履歴をダウンロードする

注意: この機能は、新しいXMD Contacts Platform(COP)でのみ利用できます。 この機能にアクセスするには、カスタマーサクセスマネージャーまでお問い合わせください。

お客様のアンケートに関するすべての配信履歴をダウンロードするには、[配信]タブの右上にある[履歴をダウンロード]を選択します。

全配信履歴をダウンロードする

これにより、すべてのアンケートについて、受信者ごとの状況を記したファイルが生成されます。 XM Directoryまたは新バージョンの連絡先ユーザーインタフェース (英語)を使用できる場合は、[履歴をダウンロード]のオプションもあります。このオプションにより、配信で各受信者のステータスが含まれるファイルをダウンロード (英語)できます。

注意: 1つの配信履歴ファイルには、最大10,000件の配信、または最大100万件の連絡先をエクスポートできます。

配信履歴を日付でフィルタリングする

また、左上の「開始日」と「終了日」のフィルターを使って、特定の日付範囲の配信履歴をフィルタリングできます。 特定の期間の配信履歴をダウンロードする場合に特に便利です。 大量の配信や連絡先をエクスポートする場合は、より狭い日付範囲を選択することで、上限に達するのを防ぐこともできます。

配信の[ダウンロード]タブ

配信履歴を見るには、配信で[ダウンロード]セクションに移動します。 ここでは、追加情報を表示できます。

  • チャンネル: 記録された各回答に関連付けられている配信の種類。 可能な配信チャンネルのリストは「配信」を参照してください。
  • 配信日の範囲: 配信履歴のエクスポートで選択された日付範囲が表示されます。 最初に配信の日付範囲が指定されていない場合、このフィールドには最新の配信日が表示されます。
  • ダウンロード日付: 配信履歴がダウンロードされた日付。
  • ステータス: 配信履歴のダウンロード状況。 ダウンロードが進行中の場合は、ステータスが進行中と表示され、括弧の中に進行状況が表示されます。 ダウンロードが完了すると成功と表示されます。
  • アクション: ダウンロードが完了すると、この列に配信履歴ファイルが表示されます。
ヒント: [ダウンロード]タブでは、複数の配信のエクスポートからダウンロードした配信履歴を表示できます。

全配信のダウンロードファイルには、各回答者の以下の内容が含まれます。

ダウンロードした配信履歴ファイル

  • 配信ID: 各配信に割り当てられた固有の識別コード。 応答が接続されている特定の配信を示します。
  • 配信送信日: 配信が最初に送信された日付と時間。
  • ディレクトリID: 使用するディレクトリのID。
  • 回答ID: 記録された各回答に割り当てられた固有の識別コード。 このフィールドは、受信者がアンケートを完了したときにのみ入力されます。
  • 姓: 連絡先リストに表示される受信者の姓。
  • 名: 連絡先リストに表示される受信者の名。
  • 連絡先ID: メーリングリストとは関係のない、ディレクトリレベルでの連絡先ID。
  • 検索ID: 特定のメーリングリストに登録されている特定の連絡先ID。
  • トランザクションID: 配信がトランザクション (英語)バッチの一部である場合、このフィールドにはトランザクションIDが表示されます。
  • 外部データ参照: 連絡先リストに表示される受信者の外部データ参照先。 このフィールドは入力必須ではありません。
  • メールアドレス: 受信者のメールアドレス。
  • チャンネル: 記録された各回答に関連付けられている配信の種類。 可能な配信チャンネルのリストは「配信」を参照してください。
  • メッセージタイプ: 受信者に送られるメッセージの種類。 このフィールドでは応答が招待、リマインダー、またはお礼に関連付けられているかどうかがわかります。 詳細情報は「メール配信」と「リマインダーとお礼メール (英語)」を参照してください。
  • ステータス: 回答者のアンケート招待の現状。 可能なすべてのステータスとその意味については、「配信ステータス (英語)」ページを参照してください。
  • 不達の理由: メールが不達の場合、このフィールドには不達の理由が記載されます。
  • 送信先: 配信が送信されたメールアドレス。
  • 連絡頻度ルールID連絡頻度ルール (英語)(配信に適用されている場合)の内部ID。
  • 超過した連絡頻度: 配信が連絡頻度ルール (英語)を超えたかどうかを示します。 このフィールドには、「TRUE」(配信が連絡頻度のルールを超えたため、連絡先が配信を受けられなかった)、または「FALSE」(配信が連絡頻度ルールに違反していない)のいずれかの値が入ります。
  • 終了日: 受信者がアンケートを完了した日付と時間。
  • リンク: 受信者の個人的なアンケートリンクです。 ダウンロード配信ファイルには、アンケート受信者に送られた正確なリンクが含まれます。
  • リンクの有効期限: 受信者のアンケートリンクが期限切れになる日時(アンケートを完了していない人向け)。
    ヒント: このリンクが期限切れになっていなくても、未完了のアンケート (英語)の設定やアンケート利用可能日 (英語)の設定で回答が期限切れになっているために、リンクが機能しない場合があります。

1件の配信履歴をダウンロードする

配信履歴をダウンロードするには、配信ブロックの右側のダウンロードメニューへ進み、[履歴をダウンロード]を選択します。

紫色の配信、右矢印、下から2番目の[履歴をダウンロード]オプション

リマインダーメールやお礼メールの配信履歴も表示できます。 リマインダーやお礼メールが送信されている場合は、右側に配信統計、左側に送信時刻が表示されます。 また、ドロップダウンをクリックして[配信を表示]を選択すると、送信されたメッセージを確認できます。 XM Directoryまたは新バージョンの連絡先ユーザーインタフェース (英語)を使用できる場合は、[履歴をダウンロード]のオプションもあります。このオプションにより、配信で各受信者のステータスが含まれるファイルをダウンロード (英語)できます。

注意: リマインダーメールやお礼メールの配信履歴には、メールの送信状況のみが表示されます。 アンケートの回答が、招待によるものかリマインダーリンクによるものかを判断することはできません。

配信の統計と履歴を確認するために拡大されたリマインダーメール配信

アンケートの招待の配信履歴には、回答者ごとに以下のようなものがあります。

  • 回答ID: 記録された各回答に割り当てられた固有の識別コード。 このフィールドは、受信者がアンケートを完了したときにのみ入力されます。
  • 姓: 連絡先リストに表示される受信者の姓。
  • 名: 連絡先リストに表示される受信者の名。
  • 外部データ参照: 連絡先リストに表示される受信者の外部データ参照先。 このフィールドは入力必須ではありません。
  • メール: 受信者のメールアドレス。
  • ステータス: 回答者のアンケート招待の現状。 可能なすべてのステータスとその意味については、「配信ステータス (英語)」ページを参照してください。
  • 終了日: 受信者がアンケートを完了した日付と時間。
  • リンク: 受信者の個人的なアンケートリンクです。
  • リンクの有効期限: 受信者のアンケートリンクが期限切れになる日時(アンケートを完了していない人向け)。
    ヒント: このリンクが期限切れになっていなくても、未完了のアンケート回答 (英語)の設定やアンケート利用可能日 (英語)の設定で回答が期限切れになっているために、リンクが機能しない場合があります。

XM Directoryがある場合、エクスポートには以下の追加フィールドが含まれます。

  • 連絡先ID: メーリングリストとは関係のない、ディレクトリレベルでの連絡先ID。
  • 検索ID: 特定のメーリングリストに登録されている特定の連絡先ID。
  • トランザクションID: 配信がトランザクション (英語)バッチの一部である場合、このフィールドにはトランザクションIDが表示されます。
  • 連絡頻度ルールID連絡頻度ルール (英語)(配信に適用されている場合)の内部ID。
  • 超過した連絡頻度: 配信が連絡頻度ルール (英語)を超えたかどうかを示します。 このフィールドには、「TRUE」(配信が連絡頻度のルールを超えたため、連絡先が配信を受けられなかった)、または「FALSE」(配信が連絡頻度ルールに違反していない)のいずれかの値が入ります。

配信のキャンセルまたは削除

各配信には、配信の状態に応じて、キャンセルまたは削除のオプションがあります。 まだ送信していない配信については、キャンセルして削除できます。 すでに送信された配信については、「メール」セクションから配信レコードを削除するオプションがあります。 配信がすでに送信されている場合は、配信を削除しても、送信したメールは受信者の受信トレイから削除されることはありません。

配信を削除すると、まだクリックされていない個々のアンケートリンク(英語)にアクセスできなくなります (匿名 (英語)回答のやり直しが可能なリンク (英語)は影響を受けません)。 また、リマインダーやお礼メールを送信するオプションも削除されます。

警告: 配信を削除する場合は注意してください。 一度削除した配信は復元できません。 これには配信が削除されたときに無効化された、クリックされていないリンクも含まれます

配信をキャンセルまたは削除するには、右側のドロップダウンメニューを開き、[配信をキャンセルして削除]または[配信を削除]を選択します。

上部は予約送信が設定されたメールです。ドロップダウンをクリックすると、オプションでキャンセルと配信の削除ができます。下部はすでに送信済みです。オプションで配信の削除ができます

配信を中止して削除

[配信を中止して削除]オプションは、メール配信が現在送信中(以下のスクリーンショットを参照)、つまり「送信」をクリックしたものの、配信がまだ受信者の受信トレイに届いていない場合にのみ表示されます。 配信される前に削除できるようになります。 このオプションが消えるまでの時間は、メールの送信にかかる時間のみです。

配信で送信中...となっている。ドロップダウンに[配信を中止して削除]のオプションがある

その他のトラブルシューティングリソース

メールの配信について質問がある場合は、以下のサポートページ(英語)も参照してください。