メールメッセージ (360)

電子メールメッセージについて

すべての対象者と評価者をアップロードしたら、360アンケートを対象者に送信します。

360には、送信できるいくつかのタイプのメッセージがあります。たとえば、対象者は外部の評価者とは異なる招待を受け取ります。また、リマインダーもあり、アンケートに回答していないユーザーのみに送信してください。

メッセージの記述を開始するには、［メッセージ］タブに移動してから、［メールメッセージ］セクションに移動します。編集して送信できるメッセージのタイプは、メッセージタイプペインの左側に一覧表示されます。

対象者と評価者の招待

参加者は、参加者にアンケートへの参加を依頼することを目的としています。参加者には、ウェルカムメッセージ、アンケートの目的に関する説明、または参加者にとって役に立つと思われるその他のものを含めることができます。

被評価者の招待

Subject 招待は、すべての対象者に送られます。これには、評価者である可能性のあるユーザーも含まれます。［参加者］セクションの［対象者］サブセクションにいる限り、［対象者の招待］を受け取ります。

デフォルトでは、Subject Invites は対象者リストのすべての人に送信されます。対象者がすでに招待を受け取っていても問題ありません。送信した今後の招待は、対象者が引き続き受け取ります。

評価者の招待

デフォルトでは、評価者招待者は評価者サブセクションで追加/アップロードされた評価者に送信します。評価者には、0/0評価を行う必要がありません。評価者が招待を既に受け取っていても問題ありません。今後送信した招待は、評価者が引き続き受け取ります。

アンケートリンクとログイン情報

通常の設定では、360の招待状には、アンケートリンクのテキストの差し込みとログイン情報が含まれます。これは、参加者に送信されると、リンクおよびカスタマイズされた情報に変換されます。

対象者と評価者の招待の両方に、アセスメントリンクとログイン情報の両方を含める必要があります。最後のメッセージオプションを有効にしない限り、外部評価者にはログイン情報のない直接リンクのみが表示されます。

この情報を誤って削除した場合は、{a} ボタンをクリックし、挿入するコンテンツを選択します。

• ログイン情報: ユーザ名とパスワードを個別に挿入するか、ログイン情報段落を選択するだけで両方が自動的に含まれるようにするかを選択します。
• アセスメントリンク：オプション［アセスメントリンク］には、アンケートにつながるクリック可能なテキストが表示されます。」と「評価に参加」と書かれている。評価 URL オプションにより、評価の完全 URL が提供されます。

ダッシュボード

ダッシュボードの招待により、ダッシュボードユーザーは自分のダッシュボードを表示できることを知ることができます。参加者がアクセスするにはダッシュボードにログインする必要があるため、ログイン情報をこのメッセージに含める必要があります。また、このメッセージをリンクするダッシュボードを指定することも重要です。

ログイン情報とダッシュボードリンクの追加

ログイン情報とダッシュボードへのリンクは、どちらも通常の設定に含まれています。

1. ［メッセージ］タブに移動し、［ダッシュボード］メッセージを選択します。
   
2. {a} をクリックします。
3. [ログイン情報] を選択します。
4. すべてのログイン情報を書式設定せずに参加者に表示する場合は、ログイン情報段落を選択します。
5. ユーザー名とパスワードを別々に差し込む場合は、[ユーザー名] と [初期パスワード] を選択します。
6. ダッシュボードにログインするためのリンクを差し込む場合は、［ダッシュボードリンク］を選択します。

ダッシュボード招待のスケジュール

ダッシュボード招待のスケジュールは、追加のダッシュボード設定があるため、他のメッセージのスケジュール設定とは異なります。

この設定では、この招待の対象ダッシュボードを選択できます。一度に接続できるのは1つのみですが、ユーザーが複数のダッシュボードにアクセスできる場合は、ログイン後に切り替えることができます。この設定により、招待からログインしたときに自動的にアクセスされるダッシュボードが決定されます。

被評価者と評価者へのリマインダー

回答率を高めるために、［対象者］または［評価者］のリマインダーを送信して、アンケートを完了していない参加者をフォローアップできます。リマインダは、まだ調査を完了していない参加者のみに送信されます。参加者には、調査に回答するために最初に送信されたものと同じ個別化されたリンクが含まれます。参加者がすでにアンケートを開始している場合は、リンクをクリックすると中断した箇所に進みます。

被評価者へのリマインダー

被評価者へのリマインダーは、［完了］または［完了］とマークされていないすべての対象者に送られます。未処理のタスクがあると、件名が「完了」としてマークされていない場合にリマインダが送信されます。タスクには、自己評価、その他の評価、評価者の指名、レポートの表示が含まれます。

被評価者は、［参加者情報］ウィンドウで個別に［完了］としてマークするか、［参加者］セクションで一括でマークできます。

評価者リマインダー

評価者リマインダーは、すべての評価を完了するまですべての評価者に送信されます。

ルールの指定

大量の電子メールを手動でスケジュールする必要はありますか。選択したスケジュールに自動的に送信されるようにリマインダを設定することができます。

1. ［対象者］または［評価者リマインダー］に移動します。
   
2. ページの下部にナビゲートし、スイッチをオンに切り替えます。
3. リマインダ間隔の日数を指定します。
   
4. このルールを繰り返す回数を指定します。
   例: ルールが 3 日で 5 回繰り返される場合、リマインダは 3 日ごとに送信され、5 回実行されます。

これらの設定は自動的に保存されます。リマインダーをオフにするには、スイッチを［オフ］に切り替えます。

複数の連絡実行ルール間のインタラクション

ここで説明する動作は、複数のリマインダールールが設定されている場合の 360のリマインダーメールに適用されます。このシナリオに複数のルールがある場合、ルールは互いに独立して評価されます。

この動作については、特定の例を使用して説明します。たとえば、以下の 2 つの連絡実行ルールを設定したとします。

• ルール 1: 2 日、1 回繰返
• ルール 2: 5 日、1 回繰返

未完了の参加者は、リマインダーを 2 回受け取ります。最初のリマインダは、最初の招待の 2 日後に送信されます。2 回目のリマインダでは、最初の招待の 5 日後に送信されます。つまり、2 番目のリマインダでは、最初のリマインダの 3 日後に送信されます。リマインダの送信がいつスケジュールされているか不明な場合は、メール履歴を参照してください。これにより、リマインダが一覧表示されます。

被評価者のレポート準備完了

［被評価者のレポートが準備完了］というメールが対象者に送信され、レポートにアクセスできるようになったことが通知されます。このメールは各件名に一度だけ送信されます。

この電子メールはスケジュールできません。次のレポートオプションをオンにすると、対象者に自動的に送信されます。

• 被評価者がレポートにアクセス可能：このオプションにより、被評価者が最終的に自分のレポートを表示できるようになります。
• レポートが使用可能になったら対象者にメールを送信：上記の条件が満たされると、Subject Report Ready メールが送信されます。

以下のいずれかが有効になっています。

• ［次の場合に被評価者がレポートを利用できるようにする］：このオプションでは、特定の条件が満たされた後でのみ、被評価者に自分のレポートを表示できます。
• マネージャーがレポートを承認します。対象者は、マネージャーが承認するまでレポートを表示できません。
• 管理者がレポートを承認します。対象者は、管理者が承認するまでレポートを表示できません。

これらの設定を事前にオンにするのを忘れた場合

これらの設定の有効化を忘れ、多数の参加者が参加しない場合、またはこれらのメールを自動的に送信するのではなく、個別のフェーズで使用する場合は、カスタムメッセージ機能の使用を検討してください。

［被評価者の準備ができましたレポート］メールのコンテンツをコピーして、代わりにカスタムメッセージに挿入できます。Participant Criteria を使用すると、指定した条件を満たす人のみにメールが送信されるようにすることもできます。

マネージャーレポート準備完了

マネージャーレポートの準備完了のメールが対象者のマネージャーに送信され、直属の部下のレポートにアクセスできるようになったことが通知されます。このメールは各マネージャーに一度だけ送信されます。

この電子メールはスケジュールできません。次のレポートオプションをオンにすると、自動的にマネージャーに送信されます。

• マネージャーは被評価者のレポートにアクセスできます：このオプションにより、対象者のマネージャーが最終的に自分のレポートを表示できるようになります。
• レポートが利用可能になったら対象者のマネージャーにメールを送信：上記の条件が満たされると、マネージャーレポート準備完了のメールが送信されます。

以下のいずれかが有効になっています。

• ［次の場合に被評価者がレポートを利用できるようにする］：このオプションでは、特定の条件が満たされた後でのみ、被評価者に自分のレポートを表示できます。
• 管理者がレポートを承認します。対象者は、管理者が承認するまでレポートを表示できません。

レポートを承認

［レポートを承認］メッセージが対象者のマネージャーに送信され、対象者のレポートの承認準備が整ったことを知らせます。

この電子メールはスケジュールできません。次のレポートオプションを有効にすると、自動的にマネージャーに送信されます。

• マネージャがレポートを承認します。 有効にすると、マネージャーは、被評価者が直属の部下のレポートを表示する前に、その部下を承認する必要があります。
• レポート承認の準備ができたらマネージャーにメールを送信：選択すると、承認のためにレポートのレビューが許可され次第、マネージャーにメールが送信されます。

指名を承認

このメッセージは、直属の部下の 1 人が評価する人をノミネートすると、マネージャーに送信されます。マネージャは、この指名を承認または却下することができます。

この電子メールはスケジュールできません。次の参加者オプションを有効にすると、自動的にマネージャーに送信されます。

• ［対象者］が評価者を指名：対象者が評価者を誰にするかを選択できるようにします。
• マネージャーが指名を承認：対象者のマネージャーが指名を承認するまで、指名された評価者が被評価者を評価することを許可しません。
• 対象者の指名を承認する準備ができたら、マネージャーにメールを送信します。対象者が追加する必要があるノミネーションの種類ごとに要件がない場合、誰かがノミネートされるたびにマネージャーにメールで送信されます。要件がある場合、システムは対象者がマネージャに警告するためにすべての指名を行うまで待機します。

却下された指名

このメッセージは、対象者が誰かを指名して評価した際に対象者に送信されますが、マネージャーはこの指名を却下します。

この電子メールはスケジュールできません。次の参加者オプションを有効にすると、自動的に対象者に送信されます。

• ［対象者］が評価者を指名：対象者が評価者を誰にするかを選択できるようにします。
• マネージャーが指名を承認：対象者のマネージャーが指名を承認するまで、指名された評価者が被評価者を評価することを許可しません。
• 指名が却下されたら対象者にメールを送信：このオプションを選択すると、マネージャーが指名を却下したときに、対象者にメールが送信されます。

リクエストの承認

マネージャーが直属の部下が指名した評価者を承認するように設定されている場合、対象者は承認を求めるメッセージを送信できます。

この電子メールはスケジュールできません。参加者ポータルから被評価者から送信されます。このオプションは、以下の［参加者オプション］が有効になっている場合にのみ使用できます。

• ［対象者］が評価者を指名：対象者が評価者を誰にするかを選択できるようにします。
• マネージャーが指名を承認：対象者のマネージャーが指名を承認するまで、指名された評価者が被評価者を評価することを許可しません。
• 被評価者が指名を承認する準備ができたときにマネージャーにメールを送信できるようにする: これにより、被評価者は、指名の承認を求めるたびに電子メールをマネージャーに送信できます。

メッセージの編集

すべてのメッセージで、フォントの色の変更、メッセージのテキストの書式設定、画像の挿入などを実行できるリッチコンテンツエディターにアクセスできます。

リッチコンテンツエディターの右上にあるメッセージエディターオプションアイコンを使用すると、既存のメッセージをロードしたり、メッセージを翻訳したりできます。

このリッチコンテンツエディターから［テキストの差し込み］ボタン{a} にアクセスすることもできます。ここから、受信者情報メニューを選択して、参加者のフルネームやメタデータなどの追加情報を追加することができます。

これらのメッセージに加えられた変更はすべて、［メールメッセージ］セクションに自動的に保存されます。ログインするたびに、行ったすべての変更が保持されます。ただし、後の360プロジェクトで再利用するためにメッセージを保存することもできます。

ライブラリへのメッセージの保存

［メールメッセージ］セクションでの作業中に、処理中のメッセージを今後の360プロジェクトで使用するためにライブラリに保存できます。

1. ［メッセージ］タブの［メールメッセージ］セクションに移動します。
   
2. メッセージタイプを選択します。
3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
4. 名前を付けて保存をクリックします。
5. メッセージを保存するライブラリを選択してください。
   
6. メッセージに名称を割り当てます。
7. ［保存］をクリックします。

ライブラリからメッセージを読み込んでいます

ライブラリにメッセージを保存した場合は、任意の360プロジェクトに取り込むことができます。

1. ［メッセージ］タブの［メールメッセージ］セクションに移動します。
2. メッセージタイプを選択します。
3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
4. ［保存したメッセージを読み込み］を選択します。
5. メッセージを保存したライブラリを選択します。
6. メッセージを選択します。

電子メールのスケジュール

招待またはリマインダーメッセージの準備ができたら、［メールをスケジュール］ボタンをクリックして、招待メッセージまたはリマインダーメッセージをスケジュールできます。右側のドロップダウンをクリックすると、2 つのオプションがあります。

• メールを予約送信：参加者に送信するメッセージを予約します。
• テストメールを送信：テストメールを受信するメールアドレスを選択します。これは、正式な招待を送信する前にメッセージの書式をプレビューする良い方法です。テキストの差し込みはテストメールでは機能しません。情報を取得する参加者がいないため、個人情報の空白が表示され、同様の理由でリンクが機能しません。
  ヒント：［テストメールを送信］は、主にメールのフォーマットを確認するためのものです。リンクの詳細なテストを行うには、自分自身を参加者として追加してください。

［メールを予約送信］をクリックすると、新しいウィンドウが開きます。

1. メッセージタイプ: 送信するメッセージタイプを選択します。これにより、すでに書き出されたメッセージがロードされます。
2. 宛先: すべての適合する参加者に送信するか、特定の基準で受信者を絞り込みます。参加者の条件を設定することを強くお奨めします。
3. 送信日付: メッセージが送信される時刻を選択します。ドロップダウン矢印をクリックすると、送信する時刻のリストから選択することができます。日付と時刻を直接クリックすると、より具体的なカレンダが表示されます。
4.  差出人：表示する名前を選択すると、参加者にメッセージの送信者がわかります。
5. 返信先電子メール：質問がある場合は、参加者がメッセージに直接回答することがあります。返信先メールはこれらの回答を受信します。
   ヒント：送信元住所の変更にも関心がありますか？これは、組織全体レベルでのみ変更することができます。詳細については、「カスタム送信元アドレスの使用」サポートページを参照してください。社内の IT チームによる設定が必要になる場合があります。
6. 件名: メッセージの件名行を作成します。右端にある青いドロップダウン矢印を使用すると、事前に保存された件名行をライブラリからロードできます。
   ヒント：ライブラリに件名行を保存すると、より簡単に翻訳できます。ライブラリメッセージの翻訳についてはサポートページを参照してください。
7. メッセージ本文：最後に加えたい編集はいつでも実行できます。
8. スケジュール：メールを送信する準備ができたら、このボタンをクリックします。一度送信されたメールを戻すことはできません。

基準別参加者

デフォルトでは、送信するすべての電子メールが全員に送信されます。メールを全員に配信しない場合は、メールを受信するために参加者が満たす必要がある条件を指定する必要があります。[宛先] の横にあるプルダウンリストをクリックし、[条件別の参加者] を選択して、この条件を絞り込むことができます。

ここから、ドロップダウンを再度クリックして、連絡先情報、メタデータ、関係、または十分な評価者を指名したかどうかによって、受信者を絞り込むことができます。[参加者を表示] ボタンをクリックすると、適切な参加者が分離されていることを再確認することができます。

プラス (+) 記号をクリックして、さらに条件を追加します。ただし、これらの条件を “and” または “or” でリンクするかどうかを指定することはできません。Age や Email などのさまざまな基準は、「and」で結合されているとみなされるため、参加者がメールを受信するには、両方の条件が true である必要があります。異なる 2 つの年齢グループを指定すると、”or” ステートメントが生成されるため、受取人は指定された年齢のどちらか一方になります。同様に、複数の電子メールアドレスを指定すると、それらの電子メールにそれぞれメッセージが送信されます。

カスタムメッセージ

どのメッセージタイプも、送信したいようなメールに合わないのですか？お礼を書いたり、遅れて追加された参加者にパーソナライズされた招待を送信したりすることができます。このような場合は、カスタムメッセージを送信する必要があります。

[電子メールをスケジュール] ウィンドウに移動し、[メッセージタイプ] から [カスタムメッセージ] を選択すると、カスタムメッセージを送信できます。

FAQ