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Mitarbeiterverzeichnis (EX)


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Mitarbeiterverzeichnis

Ihr Mitarbeiterverzeichnis enthält eine Liste aller Personen – Teilnehmer oder Administratoren -, die zur Verwendung in EX-Projekten hochgeladen wurden. Jede Person kann in ein Projekt oder eine Hierarchie aufgenommen werden oder nicht. Zusätzliche Mitarbeiter können manuell oder über einen Massenimport hinzugefügt werden.

Das Verzeichnis ist nützlich, da es Ihnen ermöglicht, viele Informationen über Personen zur Wiederverwendung über mehrere Projekte hinweg zu speichern. Sie können beispielsweise Metadaten, Beziehungen zwischen Vorgesetzten und direkt unterstellten Mitarbeitern und E-Mail-Adressen im Verzeichnis speichern.

Um zum Mitarbeiterverzeichnis zu navigieren, wählen Sie im Navigationsmenü oben links Verzeichnisse und dann Mitarbeiterverzeichnis.
Wählen Sie über das Navigationsmenü das Verzeichnis

Auswahl des Mitarbeiterverzeichnisses

Tipp: Standardmäßig haben nur Administratoren, EX-Administratoren und Administratoren von Employee Insights Zugriff auf das Mitarbeiterverzeichnis. Um anderen Benutzern Zugriff zu gewähren, aktivieren Sie die KontoberechtigungZugriffsverzeichnisse. Beachten Sie, dass Benutzer mit Zugriff auf das Mitarbeiterverzeichnis alle persönlichen Informationen und Metadaten für alle Benutzer innerhalb Ihrer Lizenz anzeigen und ändern können.
Achtung: Ihr Verzeichnis enthält alle Teilnehmer und Benutzer in Ihrem gesamten Unternehmen! Seien Sie sehr vorsichtig beim Hinzufügen und Entfernen von Personen, da Sie sie nicht nur einem einzelnen Projekt hinzufügen oder daraus entfernen.

Tipp: Die Verwaltung Ihres Mitarbeiterverzeichnisses ist ein wichtiger Schritt bei der Verteilung von Employee Experience-Projekten, da hier letztlich alle Ihre Projektteilnehmer gespeichert werden. Nachdem Sie Ihr Verzeichnis wie gewünscht konfiguriert und Ihre Mitarbeiter hochgeladen haben, haben Sie eine Reihe von Optionen für die Teilnehmereinrichtung, gefolgt von der Projektverteilung.
Informationen zum Einrichten der Teilnehmer finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Informationen zur Verteilung finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Globales Informationsfenster

Wenn Sie im globalen Verzeichnis auf den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person klicken, wird das Fenster mit den globalen Informationen geöffnet. Hier können Sie Informationen zu einer bestimmten Person in Ihrem Verzeichnis anzeigen und überarbeiten.

Teilnahmeabschnitt im globalen Informationsfenster eines Benutzers

Basisinformationen

Basisinformationen des Teilnehmers im Fenster „Globale Informationen“

Dieser Abschnitt enthält Informationen über Vorname, Nachname, E-Mail, eindeutige ID und Anmeldename. Um ein Feld zu bearbeiten, klicken Sie direkt rechts neben dem Feldnamen, und geben Sie den neuen Wert ein. Diese Änderung wird auf der Seite „Administration“ und in allen Projekten widergespiegelt, an denen die Person Teilnehmer ist.

Metadaten

Dieser Abschnitt enthält Informationen über die verschiedenen Metadaten, die dem Teilnehmer zugwiesen wurden.

Metadateninformationen des Teilnehmers im Fenster Globale Informationen

  1. Um ein Metadatenfeld für einen Teilnehmer zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Feldwert, und wählen Sie das rote X aus.
  2. Um einen Wert zu bearbeiten oder einem Metadatenfeld zuzuordnen, klicken Sie direkt auf den Feldwert, oder klicken Sie rechts neben dem Feldnamen, und geben Sie den neuen Wert ein.
  3. Um ein Feld nur für den ausgewählten Teilnehmer umzubenennen, klicken Sie auf den Feldnamen.
  4. Um ein neues Metadatenfeld für einen Teilnehmer hinzuzufügen, wählen Sie Feld hinzufügen.
Achtung: Änderungen an Metadaten im Verzeichnis werden in Projekten nicht widergespiegelt. Die einzige Ausnahme bilden 360-Projekte mit dem Status Neu.

Registerkarte Beziehungen

Auf der Registerkarte Beziehungen können Sie die Beziehungen einer Person in 360-Projekten verwalten. Hier aufgebaute Beziehungen können schnell und effizient in ein 360-Projekt geladen werden, um sie später nutzen zu können.

Diese Beziehungen wirken sich in keiner Weise auf Employee Engagement- oder Employee-Lifecycle-Projekte aus.

Beziehungsinformationen des Teilnehmers im Fenster Globale Informationen

So fügen Sie eine Beziehung hinzu:

  1. Suchen Sie über die Suchleiste nach einer Person, die sich bereits im Verzeichnis befindet.
  2. Klicken Sie auf Beziehung auswählen, und legen Sie fest, welche Art von Beziehung sie haben.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Um eine Beziehung zu entfernen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben einer Beziehung, und wählen Sie Löschen.

Registerkarte Beteiligung

Auf der Registerkarte Teilnahme werden alle 360-, Employee Engagement- und Employee-Lifecycle-Projekte angezeigt, in denen die Person als Teilnehmer aufgeführt ist.

Teilnahmeinformationen des Teilnehmers im Fenster Globale Informationen

  • Projekt: Der Name des Projekts.
  • Erhaltene Bewertungen: In einem 360-Projekt ist dies ein Maß dafür, wie viele andere Teilnehmer Bewertungen dieses Themas vorgenommen haben.
  • Bewertungen abgeschlossen: In einem 360-Projekt ist dies ein Maß dafür, wie Bewertungen dieser Person von sich selbst und anderen Personen durchgeführt wurden. In Employee Engagement ist diese Zahl 1, da die Person nur eine Bewertung pro Projekt abschließt.
  • Status: Gibt an, ob die Antwort des Teilnehmers Abgeschlossen oder Nicht abgeschlossen ist.

Durchsuchen des Verzeichnisses

Sie können nach einem gewünschten Teilnehmer suchen, indem Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in die Suchleiste eingeben, oder Sie können die Funktion Erweiterte Suche verwenden.

Durchführen einer erweiterten Suche

  1. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zu Ihrem Mitarbeiterverzeichnis.
  2. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
    durch Klicken auf die erweiterte Suche im Mitarbeiterverzeichnis
  3. Wählen Sie aus einer Liste von Kriterien aus, nach denen gefiltert werden soll.
    Suche durchführen
  4. Kombinieren Sie Bedingungen, indem Sie auf das Pluszeichen (+) rechts neben einer Bedingung klicken.

Personen manuell hinzufügen

  1. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Personen hinzufügen.
    Klicken Sie auf „Personen hinzufügen“ und dann auf „Personen hinzufügen“.
  3. Wählen Sie Personen hinzufügen.
  4. Geben Sie eine eindeutige ID, eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen und einen Nachnamen ein.
    Hinzufügen von Informationen zu einer Person im Fenster Personen hinzufügen

    Tipp: Zeilen auslaufen, um Teilnehmer manuell hinzuzufügen? Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile anzulegen.
  5. Wenn Sie auf das Pluszeichen (+) klicken, können Sie Spalten für Sprache und beliebig viele Metadatenfelder hinzufügen. Diese Felder sind nicht obligatorisch.
    Achtung: Wenn Ihre Organisation SSO verwendet, erstellen Sie beim Hinzufügen Ihrer Verzeichniskontakte eine Spalte mit dem Namen Benutzername. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Benutzernamen für Ihre Organisation verwenden. Beispiel: Der Benutzername von Jane Doe bei Company, Inc. könnte jdoe@companyinc.org lauten.
  6.  Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hinzufügen.
Tipp: Dieses Fenster kann auch zum Bearbeiten von Benutzern verwendet werden. Wenn Sie das Suchfeld verwenden, um vorhandene Benutzer zu finden, oder die E-Mail-Adresse genau so eingeben, wie sie im Verzeichnis gespeichert ist, können Sie den Namen, die Sprache und die Metadaten eines Benutzers ändern. Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, aktualisiert das Verzeichnis die Person, die die E-Mail als Referenz verwendet, anstatt eine doppelte Person anzulegen.

Personen importieren

Anstatt Personen manuell hinzuzufügen, können Sie auch eine Tabellenkalkulation hochladen.

Personen importieren

  1. Erstellen Sie eine Tabelle in Excel oder in einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm.
  2. Schließen Sie eine Spalte für Unique Identifier ein. So werden Personen in Ihrem Verzeichnis voneinander unterschieden.
  3. Wenn Ihre Organisation über SSO verfügt, fügen Sie eine Spalte für UserName ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Benutzernamen für Ihre Organisation verwenden. Beispiel: Der Benutzername von Jane Doe bei Company, Inc. könnte jdoe@companyinc.org lauten.
  4. Fügen Sie die Spalten Vorname, Nachname und E-Mail hinzu.
  5. Fügen Sie zusätzliche gewünschte Spalten hinzu, z.B. Sprache, ManagerID, benutzerdefinierte Metadatenfelder, 360-Beziehungen usw. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Spalten keine Rolle spielt. Schreibweise, Großschrift und Leerzeichen sind hingegen relevant.
    Tipp: Sehen Sie sich eine Beispieldatei an, indem Sie entweder auf CSV-Vorlage oder TSV-Vorlage klicken. Wenn Sie das Beispieldokument nicht zum Hochladen von Personen in Ihr Verzeichnis verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass die Felder Unique Identifier, Email, FirstName, LastName, UserName, Password und Language genau dieser Formatierung (einschließlich Leerzeichen und Großschreibung) entsprechen, wenn Sie sie hinzufügen möchten.
    CSV- und TSV-Vorlagen im Importfenster
  6. Fügen Sie Ihrer Tabellenkalkulation Personen hinzu, wobei für jede Person eine Zeile vorhanden ist.
  7. Sichern Sie die Datei als CSV-Datei (durch Kommas getrennte Werte) oder TSV (Tabulatorgetrennte Werte). Beachten Sie, dass die maximale Dateigröße beim Upload einer Kontaktliste 100 MB beträgt.
  8. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis. 
  9. Klicken Sie oben rechts auf Personen hinzufügen.
    auf „Personen hinzufügen“ klicken und dann Personen importieren
  10. Wählen Sie Personen importieren.
  11. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die Teilnehmerdatei auf Ihrem Computer aus.Importbild mit einem Fehler, der eine doppelte Zeile in der Datei anzeigt
  12. Wenn das Importprogramm anfängliche Probleme feststellt, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen und die Probleme werden in Rot aufgelistet. Lesen Sie die Beschreibungen und nehmen Sie die entsprechenden Korrekturen an Ihrer Datei vor. Nachdem Sie die Änderungen gesichert haben, klicken Sie erneut auf Durchsuchen, und laden Sie die Datei erneut hoch.
  13. Wenn keine Probleme festgestellt werden, wählen Sie Auf Fehler prüfen.
    das Importbild mit der grünen Meldung, dass Ihre Datei keine Fehler enthält
  14. Während das Importprogramm geladen wird, können Sie zu Ihrer Teilnehmerliste zurückkehren.
    das Bild, während die Datei importiert und auf Fehler geprüft wird
  15. Nach dem Laden fasst die Importfunktion zusammen, welche Teilnehmer aktualisiert oder dem Verzeichnis hinzugefügt werden. Das Importprogramm warnt Sie auch, wenn Ihre Zeilen Fehler enthalten.
    Das Bild für den Teilnehmerimport zeigt an, welche Änderungen im Verzeichnis vorgenommen werden.
  16. Wenn Sie mit diesen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf Import abschließen.

Felder importieren

  • Eindeutige ID: Mittel zur Unterscheidung des Teilnehmers von anderen im Verzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Eindeutige IDs. Dies ist ein Pflichtfeld.
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
  • FirstName: Vorname der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
  • LastName: Nachname der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
  • UserName: Benutzername, mit dem sich eine Person bei Dashboards, Administratorkonten usw. anmeldet. Wenn Sie keinen Benutzernamen angeben, wird die E-Mail-Adresse verwendet. Für Organisationen mit SSO wird der E-Mail ein Hashtag (#) gefolgt von der ID der Organisation hinzugefügt, um einen Benutzernamen zu erstellen.
  • Kennwort: Das Kennwort, mit dem sich eine Person bei Dashboards, Administratorkonten usw. anmeldet.
  • ManagerID: Die E-Mail-Adresse oder der Benutzername des Vorgesetzten der Person.
  • Sprache: Die Sprache, in der die Umfrage dem Benutzer angezeigt werden soll. Dieses Feld enthält einen vordefinierten Satz verfügbarer Sprachcodes. EN steht beispielsweise für Englisch und FR für Französisch.

Sie können auch beliebig viele benutzerdefinierte Spalten hinzufügen. Diese Spalten werden als Metadaten bezeichnet und können im Dashboard verwendet werden, um dynamischere Filter und Datenberichte anzulegen.

Erkannte Fehler

Wenn der Importeur Fehler bei Ihrem Import feststellt, erhalten Sie einen Fehlerbericht, den Sie als CSV-Datei herunterladen können. Dieser Bericht enthält Informationen darüber, welche Zeilen in Ihrer Spalte die Fehler enthalten.

Rote Fehlermeldung. Link zu Download-Fehlern

Klicken Sie auf Fehlerbericht herunterladen, um dies anzuzeigen.

Der Report gibt die genaue Zeile der Datei an, in der der Fehler aufgetreten ist, das Feld, in dem das Problem auftrat, und die eindeutige ID des Teilnehmers, der den Fehler aufwies.

Beispiel: Wir haben unseren Benutzer mit der eindeutigen ID „bp3835453“ versehentlich zweimal hochgeladen. Sowohl die eindeutige ID als auch die E-Mail-Adresse sind in jeder der beiden Zeilen identisch. Wenn Sie eine der Zeilen löschen, wird das Problem behoben, wenn Sie zum Hochladen der Datei zurückkehren.

CSV mit Fehlermeldungen und betroffenen Zeilen

CSV mit Teilnehmern, die hochgeladen wurde und die Fehler verursacht hat

Tipp: Der Personenimporteur erkennt keine hierarchiespezifischen Probleme.

Gängige Fehler, auf die Sie achten sollten

Diese Liste ist zwar nicht vollständig, aber sie enthält einige allgemeine Tipps zum Aufbau Ihrer Datei, die Ihnen helfen, Probleme beim Hochladen von Teilnehmern zu vermeiden:

  • Achten Sie darauf, dass die erste Zeile der Datei die eindeutige ID, den Vor- und Nachnamen und die E-Mail-Adresse enthält.
  • Ihre Dateiüberschriften sollten keine Sonderzeichen enthalten – dazu gehören Zeichen, die keine Zahlen oder Buchstaben des englischen Alphabets sind.
    Tipp: Diese Regel gilt nur für Kopfzeilen, nicht für Spaltenwerte.
  • Überschriften dürfen nicht länger als 100 Zeichen lang sein.
  • Ihre Dateiüberschriften sollten keine Begriffe aus vorhandenen Qualtrics-Feldern enthalten:
    • SID
    • RID
    • Auditable (Bedeutung: Kostenpflichtig)
    • EndDate (Bedeutung: Enddatum)
    • RecordedDate (Bedeutung: Erfassungsdatum)
    • StartDate (Bedeutung: Startdatum)
    • Status
    • Punkte
  • Achten Sie darauf, keine Duplikate derselben Zeile einzuschließen. Zwei Teilnehmer sollten nicht dieselbe eindeutige ID oder E-Mail-Adresse haben.
  • Die Datei sollte nicht mehr als 200 Überschriftenfelder enthalten.
  • Die Datei sollte nicht mehr Überschriften als Spalten enthalten.
  • Achten Sie darauf, dass die Spaltenwerte 1000 Zeichen nicht überschreiten.

Entfernen von Personen

Achtung: Sie müssen ein Administrator sein, um jemanden aus dem Mitarbeiterverzeichnis zu entfernen. Wenn Sie kein Administrator sind und möchten, dass jemand entfernt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Warnung: Durch das Löschen einer Person aus dem Verzeichnis werden auch alle ihre Antworten in allen Projekten gelöscht! Sei sicher, dass du jemanden entfernen willst, bevor du das tust.

Einzeln einen Mitarbeiter auf einmal entfernen

Um einen Mitarbeiter aus dem Verzeichnis zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil daneben, und wählen Sie dann Aus Verzeichnis entfernen.

Option "Aus Verzeichnis entfernen"

Manuelles Entfernen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig

Wenn Sie das Kontrollkästchen neben jeder Person aktivieren, die Sie entfernen möchten, können Sie sie löschen, indem Sie auf das Menü auf der linken Seite klicken und Aus Verzeichnis entfernen wählen.

Auswählen mehrerer Personen im Verzeichnis

Achtung: Seien Sie vorsichtig – neben dem Menü befindet sich die Option Alle auswählen. Wenn Sie darauf klicken, wird jede einzelne Person auf dieser Seite Ihres Verzeichnisses ausgewählt.

Alle im Verzeichnis auswählen

Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig entfernen

Mithilfe einer Tabellenkalkulation können Sie eine Liste der Mitarbeiter hochladen, die Sie aus dem Verzeichnis löschen möchten. Siehe Personen aus Verzeichnis löschen.

Mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten

Mit der Importoption können Sie auch mehrere Personen gleichzeitig in Ihrem Verzeichnis bearbeiten. Jedes Mal, wenn Sie in das Verzeichnis importieren, sucht das Verzeichnis nach einer eindeutigen ID, die bereits einer Person zugeordnet wurde. Wenn es diese Person findet, aktualisiert es sie mit den neuen Informationen, anstatt eine Dublette hinzuzufügen.

Außerdem müssen Sie vorsichtig sein, wenn Ihre Datei das Feld E-Mail enthält. Dieses E-Mail-Feld wird als Benutzername des Teilnehmers gelesen, wenn kein UserName-Feld angegeben ist. Dies kann zu Problemen bei der Massenaktualisierung von Teilnehmern führen, wenn Teilnehmer dieselbe E-Mail-Adresse verwenden. Wir empfehlen, beim Aktualisieren von Teilnehmern nur die UniqueIdentifier einzuschließen, es sei denn, Sie müssen ihre E-Mail-Adresse oder ihren Anmeldenamen aktualisieren. Wenn Sie eines dieser Felder aktualisieren müssen, empfehlen wir, beides in Ihren Import aufzunehmen, um Fehler zu vermeiden.

Tipp: Denken Sie daran, dass sich das Hochladen von Bearbeitungen an Teilnehmermetadaten in einem Projekt von denen unterscheidet, die in das Verzeichnis hochgeladen werden. Um sicherzustellen, dass Antworten aktualisiert werden, um neue Metadaten widerzuspiegeln, wechseln Sie zu dem Projekt, dessen Antworten Sie aktualisieren möchten, um Antworten mit neuen Metadaten zu aktualisieren.

Wenn Sie Personen in das Verzeichnis importieren, können Sie nur vorhandene Felder hinzufügen. Wenn Sie ein Metadatenfeld als Kopfzeile ohne Werte einschließen, werden alle zuvor hochgeladenen Werte für die Teilnehmer in der Datei gelöscht. Wenn Sie eine Spalte ganz ausschließen, werden diese Daten nicht entfernt.

Beispiel: Wenn Sie Personen ursprünglich mit Alters- und Abteilungsmetadaten in das Verzeichnis hochgeladen haben, entscheiden Sie sich, eine weitere Datei mit denselben Personen zu importieren, aber keine Spalte für Abteilung, Abteilung wird nicht entfernt. Wenn die Spalte Abteilung jedoch in der Datei enthalten ist und leere Werte enthält, werden diese Metadaten für alle Teilnehmer in der Datei entfernt.
Tipp: Im Verzeichnis vorgenommene Metadatenbearbeitungen gelten nur für das Verzeichnis, und Metadatenbearbeitungen, die für das Projekt vorgenommen wurden, gelten nur für das Projekt. Wenn jedoch Änderungen an Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail oder eindeutiger ID vorgenommen werden, werden die Informationen plattformübergreifend aktualisiert.

Kontaktverzeichnis

Wenn Sie die Seite Verzeichnisse aufrufen, haben Sie 2 Auswahlmöglichkeiten. Das erste ist das Mitarbeiterverzeichnis, das eine Liste der möglichen Teilnehmer für Ihre Employee Experience-Projekte enthält. Das zweite ist das Kontaktverzeichnis.

Wählen Sie über das Navigationsmenü das Verzeichnis

das Kontaktverzeichnis

Das Kontaktverzeichnis ist eine Funktion, die vollständig vom Mitarbeiterverzeichnis getrennt ist. Anstatt Teilnehmer für Employee Experience-Projekte einzubeziehen, enthält sie Listen der Befragten für die Umfrageplattform. Diese Kontakte haben keine Zugriffsmöglichkeiten auf Funktionen wie Dashboards und Teilnehmerportale. Jemand kann sowohl im Mitarbeiterverzeichnis als auch im Ansprechpartnerverzeichnis aufgeführt werden, aber eine Person, die im Verzeichnis 1 aufgeführt ist, wird nicht automatisch in das andere Verzeichnis eingetragen, und Änderungen in 1 wirken sich nicht auf das andere Verzeichnis aus.

Die im Kontaktverzeichnis verfügbaren Funktionen unterscheiden sich je nach erworbener Software. Siehe entweder XM Directory Lite oder XM Directory.

Tipp: Interessieren Sie sich für eine dieser Optionen? Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Qualtrics Account Executive.

FAQ

Viele Seiten dieses Portals wurden mithilfe maschineller Übersetzung aus dem Englischen übersetzt. Obwohl wir bei Qualtrics die bestmögliche maschinelle Übersetzung ausgewählt haben, um ein möglichst gutes Ergebnis zu bieten, ist maschinelle Übersetzung nie perfekt. Der englische Originaltext gilt als offizielle Version. Abweichungen zwischen dem englischen Originaltext und den maschinellen Übersetzungen sind nicht rechtlich bindend.