Démarrer avec XM Directory

À propos du Répertoire XM

Le Répertoire XM est une base de données de contacts et un centre de distribution partagés par l’ensemble de votre organisation. Vous pouvez y enregistrer tous vos clients et prospects, mais le répertoire ne contient pas uniquement leurs contacts. Vous pouvez étoffer les profils à l’aide de données démographiques normalisées par secteur d’activité ou de données transactionnelles en constante évolution.

En utilisant la chronologie d’un contact, vous obtenez même une vue d’ensemble de sa communication avec votre organisation, depuis les messages que vous lui avez envoyés jusqu’aux commentaires qu’il a fournis dans le cadre de différents programmes.

Les utilisateurs quotidiens du Répertoire XM peuvent télécharger des listes de contacts et leur distribuer des messages par le biais de divers canaux, notamment le courrier électronique et les messages textuels. Toute modification apportée par les utilisateurs à leurs contacts est répercutée dans le répertoire, pour le bénéfice de tous les autres utilisateurs.

Navigation vers le Répertoire XM

Pour commencer, allez dans le menu de navigation général, puis sélectionnez Répertoires.

Astuce : Les utilisateurs de Employee Experience peuvent voir l’écran ci-dessous. Sélectionnez Répertoire pour continuer.

Votre administration peut vous avoir donné accès à plusieurs répertoires de contacts. Essayez de cliquer sur le menu déroulant en haut de la page pour voir à combien de répertoires vous avez accès. Notez qu’ils sont tous distincts et qu’ils ne contiennent pas nécessairement les mêmes contacts ou paramètres. Lorsque vous créez une liste de distribution dans un répertoire, elle n’est pas ajoutée à un autre répertoire ; cette même règle s’applique à toutes les modifications que vous pouvez apporter.

Premiers pas en tant qu’administrateur du répertoire

En tant qu’administrateur, votre rôle est de concevoir, de mettre en œuvre et de faire fonctionner le répertoire.

Apprendre à créer un répertoire efficace

Idéalement, les répertoires de contacts devraient nécessiter le plus de travail au début, lors de leur mise en place, puis très peu de travail pour leur maintenance. Dans ce guide, nous vous expliquons comment concevoir le meilleur répertoire pour votre organisation afin que vous puissiez profiter des avantages du Répertoire XM dès que possible. Une partie de cette mise en œuvre consiste à connaître les paramètres qui permettront au répertoire de se maintenir, depuis l’établissement des rôles d’accès aux données jusqu’à l’automatisation du processus de nettoyage des données.

• Étape 1 : concevoir votre répertoire
• Étape 2 : mettre en œuvre votre répertoire
• Étape 3 : améliorer votre répertoire

Démarrage rapide de la maintenance du répertoire

Si vous avez déjà créé votre répertoire, nous avons quelques guides de démarrage rapide qui peuvent vous aider à maintenir vos contacts et vos données.

• Conseils d’entretien et d’organisation
• Utilisation des données et bonnes pratiques

Premiers pas avec les distributions

Si vous êtes un utilisateur lambda, il est probable que vous n’utilisiez le Répertoire XM que pour télécharger et distribuer des informations à vos contacts. En général, vous n’aurez accès qu’à quelques pages du répertoire, notamment Segments &amp ; listes et Distributions.

• Étape 1 : préparation des contacts pour la distribution dans le répertoire XM
• Étape 2 : distribution aux contacts dans le répertoire XM

Termes clés

Que vous soyez administrateur ou distributeur, ces définitions des termes les plus couramment utilisés dans le Répertoire XM devraient vous être utiles :

• Répertoire : Un répertoire est une collection de contacts, chacun avec une liste d’attributs les décrivant et leurs interactions avec votre organisation. Les répertoires permettent d’organiser des sous-ensembles de contacts et de gérer collectivement la fréquence à laquelle ils sont contactés, la manière dont les enregistrements sont consolidés, le statut d’inscription et d’autres paramètres pour des groupes de contacts apparentés.
• Listes de distribution : Les listes de distribution sont des listes de contacts qui peuvent recevoir des e-mails et des invitations à des enquêtes. Vous pouvez créer des listes de distribution soit par téléchargement de fichiers, soit manuellement, . Contrairement au répertoire, les listes de distribution ne sont pas visibles par l’ensemble de l’organisation, mais sont plutôt créées dans des comptes individuels. Les listes de distribution peuvent être partagées avec d’autres utilisateurs ou groupes.
• Échantillons : Sous-groupes de participants d’une liste de contacts choisis en fonction d’un filtre défini et/ou d’une taille aléatoire.
• Segments : Les segments sont des groupes dynamiques de contacts qui répondent à des critères spécifiques, souvent regroupés en fonction de leurs besoins particuliers, de leurs caractéristiques démographiques, de leurs priorités, de leurs intérêts communs ou d’autres informations d’identification. Les segments sont conçus par les administrateurs, mais peuvent être utilisés par n’importe quel utilisateur du répertoire.
• Distribution : Il s’agit de l’action de contacter des personnes à travers différents canaux, notamment l’email, le SMS ou WhatsApp.
• Données intégrées : Les données intégrées sont des champs supplémentaires que vous attachez à un contact pour le décrire, comme son âge, son sexe, sa région ou toute information qui vous aide à mieux comprendre la personne et à créer des segments pour le ciblage et l’analyse. Toute donnée intégrée peut être référencée dans la logique du flux d’enquête et peut être stockée ou intégrée en tant que partie des données de la réponse. Les données intégrées sont également disponibles pour des mises à jour dans le cadre d’importations et d’automatisations.
• Déduplication : La déduplication consiste à fusionner les enregistrements de contacts qui représentent la même personne. Par exemple, des champs tels que la référence externe de données, l’e-mail, le prénom et/ou le nom de famille peuvent être utilisés seuls ou en combinaison pour identifier un seul utilisateur parmi plusieurs contacts, de sorte que leurs informations puissent être fusionnées en une seule. La déduplication peut être utilisée pour fusionner automatiquement les contacts existants avec les nouveaux contacts créés lors des importations automatisées. Le processus peut également être exécuté manuellement par les administrateurs du Répertoire XM sur les contacts existants.
• Fréquence de contact : Les règles de Fréquence de contact déterminent la fréquence à laquelle une personne figurant dans le répertoire recevra des messages. Les règles peuvent être définies au niveau du Répertoire, de la Liste ou de l’Enquête.
• Rôles : Un rôle est un groupe d’utilisateurs Qualtrics défini par le(s) administrateur(s) du répertoire pour faciliter le contrôle d’accès. Les administrations peuvent choisir quel rôle a quel niveau d’accès à un répertoire. Par exemple, un rôle peut être défini comme ayant un accès manager à un répertoire, tandis qu’un autre rôle peut avoir un accès en vue seule à ce répertoire.
• Données de transaction : Les transactions sont des évènements qui représentent des informations sur une interaction avec l’organisation, l’employé ou les clients à un moment précis. Par exemple, une transaction peut être un bon de commande, un clic sur une page web, un appel de client, une demande de service, etc.

Compatibilité avec la plateforme Qualtrics

Vous pouvez utiliser le Répertoire XM pour envoyer des invitations à plusieurs types de projets Qualtrics. Cependant, tous les types de projets Qualtrics ne sont pas compatibles avec le Répertoire XM.

Fonctions Compatible avec le Répertoire XM

• Projets d’enquête
• Conjoint / Différence maximum
• Certaines solutions autres que celles d’EX XM

Fonctions incompatibles avec le Répertoire XM

En revanche, le Répertoire XM ne peut pas être utilisée pour distribuer les projets relatifs à l’Employee Experience (EX). Cela signifie qu’aucun projet EX ne peut être utilisé avec le Répertoire XM, y compris Engage, Pulse, 360, et plus encore.

Les données de contact du Répertoire XM sont totalement distinctes des informations relatives aux employés/participants enregistrées dans le Répertoire des employés. Cela signifie que les données modifiées dans un répertoire n’affecteront jamais l’autre.

FAQ