Paso 3: Configuración de los participantes y distribución del proyecto

Qué hay en esta página:

Creación y carga de su archivo de participantes

El siguiente paso en la preparación de su proyecto de Employee Engagement consiste en terminar su archivo de datos de participantes y cargarlo a la plataforma de Employee Experience. Una vez cargado su archivo, la lista de participantes nos permitirá distribuir enlaces individuales a cada participante y generar la jerarquía necesaria para crear un informe de resultados. Si desea obtener más información, puede consultar las páginas de soporte técnico Añadir participantes (EN) y Preparar su archivo de participantes para su importación (EN).

Consejo Q: ¿Le gustaría obtener más información sobre el tema? Eche un vistazo a nuestro seminario web bajo demanda (EN).

Antes de cargar su archivo de datos de participante a su proyecto de Employee Engagement, asegúrese de que el archivo de participantes contiene una fila para cada participante con su nombre, apellido y dirección de correo electrónico. Haga clic aquí para revisar los tipos de jerarquía.

El archivo también debe contener los metadatos (EN) que utilizaremos para construir la jerarquía. Los metadatos son variables utilizadas para crear nuestra jerarquía o segmentar los datos en nuestros dashboards.

  • Si quiere utilizar una jerarquía primaria-subordinada, debe incluir dos columnas en el archivo de participante: una para el ID del empleado y otra para el ID del mánager del empleado.
  • Si quiere utilizar una jerarquía en base al nivel, debe añadir una columna para cada nivel de jerarquía de su organización y asignar el valor del nivel correspondiente al participante. También necesitará una columna de datos que indique si el participante es un mánager o no. El participante será entonces asignado como el mánager de menor nivel incluido en la lista. En el ejemplo representado en la captura que aparece a continuación, Jane Smith se asignará como mánager del departamento financiero, mientras que Jill Davis será solo un miembro del departamento y no un mánager.

Además de poder hacer una lista con los metadatos necesarios para elaborar su jerarquía, también puede añadir otras columnas a su hoja de cálculo que contengan información demográfica como la ubicación, el sexo, la antigüedad o el grupo de trabajo. Estos datos podrán utilizarse para filtrar resultados de dashboard o segmentar datos en los widgets del dashboard.

Si pretende incluir traducciones en su proyecto y quiere establecer previamente el idioma de los encuestados del proyecto, puede incluir una columna de metadatos en su archivo de participante llamada "Language" (Idioma). Debe añadir el código de idioma para cada participante siguiendo la Guía de códigos de idioma disponibles (EN).

Consejo Q: Los códigos de idioma deben aparecer en mayúsculas para que funcionen correctamente. Asegúrese de escribir el código de idioma en mayúsculas cuando lo introduzca en su encuesta.

Una vez que haya terminado de dar formato a su archivo de participantes, guarde su archivo de participantes como archivo CSV o TSV y cárguelo a su lista de participantes en la pestaña Participantes a través de la opción Importar participantes que mostramos en la imagen que aparece a continuación.

GENERAR LA JERARQUÍA DE SU ORGANIZACIÓN

Una vez que ha cargado los participantes de su proyecto en la plataforma, podemos generar una jerarquía basándonos en la información incluida en el archivo de participantes que hemos cargado. Esta jerarquía se utilizará para la estructuración de datos durante la creación de informes sobre los resultados del proyecto de compromiso.

Si desea obtener más información, consulte las páginas de soporte técnico Generar una jerarquía primaria-subordinada (EN) y Generar una jerarquía en base al nivel (EN).

Haga clic aquí para revisar los tipos de jerarquía o descargar una plantilla de archivo de participantes para cargar.

Configuración de su flujo de trabajo para la publicación de su encuesta

El siguiente paso en la preparación de su proyecto de Employee Engagement para su publicación consiste en determinar el flujo de trabajo que han de seguir los participantes. Una vez que haya determinado cómo se distribuirá el proyecto a sus empleados, habrá llegado el momento de establecer los mensajes de correo electrónico y publicar el proyecto.

Para establecer su flujo de trabajo, vuelva a la pestaña "Encuesta" y utilice el menú "Opciones de encuesta" situado por encima del generador de encuestas.

Antes de configurar sus opciones de encuesta, elija un método de distribución en función de la jerarquía de su organización. Una vez que haya determinado el método de distribución, puede configurar los ajustes necesarios desde el menú "Opciones de encuesta" de manera que sean compatibles con su método de distribución. A continuación, establezca el método de distribución a través de la pestaña "Mensajes". Incluimos a continuación una breve descripción de los cuatro métodos de distribución que ofrece Qualtrics, así como los tipos de jerarquía recomendados para cada método de distribución.

  • Distribuya la encuesta con enlaces de encuesta individuales que se envían a las direcciones de correo electrónico de los participantes.
    • Tipo de jerarquía recomendado: Primaria-subordinada o en base al nivel
  • Envíe el mismo enlace anónimo a todos los participantes de la encuesta y solicitud de autenticación a los participantes para realizarla por medio de su ID de empleado.
    • Tipo de jerarquía recomendado: Primaria-subordinada
  • Envíe el mismo enlace anónimo a todos los participantes de la encuesta y solicitud para que indiquen su unidad de jerarquía a través de una pregunta de selección de árbol.
    • Tipo de jerarquía recomendado: En base al nivel
  • Combine métodos de distribución. Envíe un enlace individual a los participantes con dirección de correo electrónico. Dé acceso a un enlace anónimo a aquellos participantes sin dirección de correo electrónico y solicíteles que se autentiquen con su ID de empleado para realizar la encuesta.
    • Tipo de jerarquía recomendado: Primaria-subordinada o en base al nivel

Opciones de encuesta

Una vez que haya seleccionado su método de distribución para su proyecto de Employee Engagement, deberá configurar las opciones de su proyecto de compromiso para que cumplan los requisitos de su distribución. Si desea obtener más información, visite la página de soporte técnico Opciones de encuesta (EN).

  • Reaperturas de la encuesta: Permite a los encuestados utilizar su enlace individual para volver a realizar la encuesta. Esta opción está activada de forma predeterminada.
  • Enlace anónimo: Un enlace a su encuesta que recopilará respuestas anónimas. Esta opción no está activada de forma predeterminada.
    • El enlace puede utilizarse varias veces para completar la encuesta, y se recomienda su uso cuando se ofrecen encuestas desde un quiosco.
    • Si pretende asociar las respuestas anónimas con unidades de jerarquía, debe utilizar una autenticador en el flujo de la encuesta para que los participantes puedan introducir su unidad de jerarquía. También puede incluir una pregunta de selección de árbol en la encuesta. Si desea obtener más información sobre estas opciones, haga clic aquí para visitar nuestra página sobre elaboración de encuestas.
  • Evitar respuesta múltiple:Evita que los encuestados anónimos de la encuesta la realicen más de una vez haciendo uso de las cookies de sus navegadores.
    • Si el encuestado trata de realizar la encuesta en un dispositivo o navegador diferente, no se podrá evitar que realice la encuesta una segunda vez a través de esta opción.
    • La opción Evitar respuesta múltiple no afectará a los enlaces individuales distribuidos a participantes ni al uso de autenticadores adjuntos a los enlaces anónimos.
  • Verificación de "HTTP referer": Le permite establecer la URL desde la que el participante debe acceder para realizar la encuesta.
    • Esta opción no suele utilizarse para las encuestas de Employee Engagement.
  • Evitar indexación: Evita que los motores de búsqueda indexen su encuesta. Esta opción está activada por defecto.
  • Expiración de encuesta: Le permite establecer una fecha de expiración de encuesta, tras la que la encuesta será cerrada automáticamente.

Creación de mensajes de invitación y recordatorios

Una vez que haya configurado su flujo de trabajo, debe configurar los mensajes de invitación y los recordatorios para su proyecto de Employee Engagement. Una vez que haya configurado estos mensajes en Qualtrics, podrá programar su distribución y publicar el proyecto. Si desea obtener más información, visite la página de soporte técnico Introducción a los mensajes de correo electrónico (EN).

Programación y distribución de su proyecto de compromiso

Una vez configurados los mensajes de invitación y los recordatorios de su proyecto, podrá publicar su proyecto de Employee Engagement. El último paso consiste en programar sus mensajes de invitación y los recordatorios.